初心者向けにExcelのピボットテーブルの使い方を徹底解説

Excelのピボットテーブルって何?という疑問を初心者でもわかるように解説
AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。⇒Twitter

Excelでのピポットテーブルの機能は非常に便利です。

ですが、なぜかピポットテーブルはExcel上級者という意味不明な判断基準みたいなのがあります。

ピポットテーブルは難しいというイメージがついている人も多いですが、覚えてしまえば他の機能と同じく使いやすいです。
そもそもピポットテーブルってなに?という人も多いでしょう。

確かにSUM関数とかと比べたりすると、分かりにくい部分も多いですが覚えてしまうとすごく便利です。

ただ、このピポットテーブルという機能は恐ろしくて、エクセルの革命的機能とも言えます。最強です。

むしろ初心者でも絶対に覚えるべきです!なんて言っても便利です!

そんなピポットテーブル使ったことない!という方や、チャレンジしたけど分からなかったという方は絶対覚えてください!

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ピポットテーブルとは?

ピポットテーブルとは、リスト形式になった表を一瞬で好きなように組み替えて表示する事が出来る機能です。

そうすることによって、各項目の合計が出せたり、1つ1つのを複数にまとめて出せたりします。

その点に関してもう詳しく解説していきます。

Excelで大量のデータを管理する場合、項目名を一番上に作り、その下へデータ1件1件をレコードとして記録する「リスト」と呼ばれる形式の表がよく利用されます。

例えば下の図は、とあるスポーツ用品店の売り上げを管理するためのリストです。

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この表は、売り上げが発生した時点で、その売り上げのデータを単に入力しているだけであるため、このままの状態では各商品の売り上げや、各担当者の売り上げなどを把握するのがとても困難です。

例えば、この表見たある人から「結局全体でテニスラケットは売上金額はいくらなの?」や「グローブの5月の売上はいくらなの?」と聞かれた場合、あなたは即答できるでしょうか?なかなか難しいですよね。

もし、例で出したような、「商品別の売上の集計」を一目で把握できるような表が必要なのであれば、リスト形式よりも下の図のようなクロス集計表の方が適しているはずです。

クロス集計表とは、表の左と上にそれぞれ見出しを設け、その交点のセルで集計するという形の表です。Excelで作成する表の中で、いつも見ている表の形です。

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ただ、改めてゼロから表を作成するのは手間がかかりますよね。

そこで利用する機能が「ピボットテーブル」です。このピボットテーブルを使用すると、リスト形式で管理しているデータを表へ簡単に変えることができます。

しかも自由に項目を動かせるという、超便利機能つきで。

下の図は、ピボットテーブルを利用して作成した集計表です。

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このような表を一瞬で作れるんですよ!

一度作った集計表の形を変えながらデータ分析できる

このピボットテーブルの良いところは、一度作った表を簡単な操作で色々な表に変更できる点です。

先ほど、テニスラケットやグローブなどの「各商品の月ごとの売上」という例を出しましたが、その後今度は「各担当者の月ごとの売り上げ」を確認したくなったとします。

この場合は、下の図のような集計表にわずかな操作で変更できます。

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このようにピボットテーブルとは、「リスト形式の表を基にクロス集計表を作成する」ための機能の名称です。

難しそうに聞こえますが、言っていることは好きな場所に好きな項目を持ってきて、計算を勝手に全部やってくれるという感じです。

めっちゃ便利でしょ?

それでは、どういう機能かなんとなく分かっていただけたと思うので、早速ピボットテーブルの作成方法を紹介します。

ピポットテーブルの使い方

今回は下の図にある、とあるスポーツ用品店の売上管理表を例として使用します。

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まず、ピボットテーブルの基になるデータを含むリストを選択します。

この場合、リスト全体を範囲選択する必要は無く、リスト内(表)のどこのセルでも構わないのでクリックしてアクティブにします。

そして、「挿入」タブのリボン内に含まれる「ピボットテーブル」ボタンをクリックします。

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表示された「ピボットテーブルの作成」画面内の「テーブル/範囲」の欄で、基になるリストの範囲が正しく選択されていることを確認して、「OK」ボタンをクリックします。

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自動的に新規ワークシートが作成され、表示がそのシートに切り替わります。

この新規作成されたワークシート上でピボットテーブルを作成していきます。

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新しく作成されたワークシートが表示されると同時に、Excelの操作画面の右端に「ピボットテーブルのフィールドリスト」と書かれた領域が表示されます。

(もし表示されていない場合は、「オプション」タブのリボン内にある「フィールドリスト」ボタンをクリックします)

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この「ピボットテーブルのフィールドリスト」の上半分に表示されているチェックボックス付きの項目は、ピボットテーブルの基に指定したリストの項目名を反映しています。

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この項目名の一覧の中から、作成したいと考えている集計表に必要な項目名を探します。

例えば「商品名ごとの月別の売上を集計したい」のであれば、「商品名」と「日付」という感じです。

そして、この項目名を、同じ「ピボットテーブルのフィールドリスト」領域の下半分に設けてある「白い枠」の中にドラッグします。

この時のポイントは、4つある「白い枠」のどこにドラッグするのか?です。

どこにドラッグするかによって、作成される集計表のレイアウトが変わります。

4つの「白い枠」のうち、「行ラベル」と書かれている枠は、クロス集計表の左側の見出しを、「列ラベル」と書かれている枠はクロス集計表の上側の見出しを表しています。

つまり、「商品名」を「行ラベル」へ、「日付」を「列ラベル」へそれぞれドラッグすると、下の図のように「商品名ごとの売上日別」の集計表になります。

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そして最後に、この集計表で集計したい項目、今回の例では「売上金額」の項目を「値」の枠へドラッグします。

値の欄には「数字」がある項目しか入ることはないです。
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以上で、ピボットテーブルによる集計表の完成です。

逆に一度ドラッグで追加した項目を削除したい場合は、その項目名のボタンを枠の外にドラッグすれば簡単に削除ができます!

以上のように、ピボットテーブルを使用すると、リスト形式の表を簡単に集計表に作りかえることができます。

ただ、今回の例では「売上日」ごとの集計になっていますが、「月別」の集計を行いたいこともあるかもしれません。

このような時には、集計する単位を簡単に「月」に変更することもできます。

日付のグループ化をする方法

日付を含むピボットテーブルを作成した際、ピボットテーブルの基になっているリストによっては、今回の例のように「日付単位」で集計されます。

この集計の単位を「日付単位」ではなく、「週単位」や「月単位」に簡単に変更できます。

まず、ピボットテーブルの日付データの入力されているセルのどこかをアクティブにします。

そして表示されているタブ「分析」で表示されるリボンの中にある「グループの選択」ボタンをクリックします。

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表示された「グループ化」画面の中から目的の単位(例では月)を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

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すると、集計単位が選択した単位(今回は月)に変更されます。

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日付単位なっているとかなり見にくくなることが多いので、この月別は絶対覚えておいてください。

Excel2016以降では、改善されて最初から月別に変更されているのでかなり使いやすくなっています。

列ラベルと行ラベルを入れ替えるやり方

ピボットテーブルを作成する際に指定した列ラベルと行ラベルは、いつでも自由に入れ替えることができます。

Excelの操作画面右端に表示されている「ピボットテーブルのフィールドリスト」の下半分の「列ラベル」の領域の中にある「項目名」のボタン(例では日付)を「行ラベル」の領域までドラッグします。

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そして、「行ラベル」の領域の中にあるもう一方の「項目名」のボタン(例では商品名)を逆に「列ラベル」の領域までドラッグします。

すると、ピボットテーブルの列ラベルと行ラベルが入れ替わります。

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このように、ピボットテーブルは作った後も簡単に形を編集できます。

ピボットテーブルの形を目的に応じて変えつつ、さまざまな方向からデータを分析できることが、このピボットテーブルの強みです。

ピポットテーブル初心者が絶対に覚えておくこと

Excel初心者がピポットテーブルを使うと、どこに何を配置すれば良いのか分からなくて悩むことが非常に多いです。

でも実はこれはどういう仕組みになっているかが、よく分かってないから仕方のないことなんです。
とは言っても、便利機能だから使いこなしたいですよね。

そんなときは、ある法則を守ればミスをすることなく簡単にピポットテーブルを使いこなすことができます!

それは、項目を配置する時に以下のことを覚えながらやってください。

  1. フィルターの欄は使わない
  2. 値の欄は、数字が書いてある項目のみが入る
  3. 行に入れると、縦長に
  4. 列に入れると、横長に
  5. 見にくくなったら、配置を入れ替える

この5つの順番を守りながらやれば、まず間違いなくある程度のピポットテーブルは作れるようになります。

これを、意識するだけで簡単にピポットテーブルが作成できますので、最初のうちはこの5か条を意識してやって見てください!

「分析」タブと「デザイン」タブを使う

ピボットテーブル内のどこかをアクティブにすると、タブの並びの右端辺りに「分析」タブと「デザイン」タブが表示されます。

この2つにタブで表示されるリボンの中には、ピボットテーブルを編集するためのボタンが中心に配置されています。

何かピボットテーブルを操作するためのボタンを探すときには、この2つのリボンの中を探すとほとんど見つかります。

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「分析」タブと「デザイン」タブが見つからない場合は、ピポットテーブルの表をクリックして見てください。
ピポットテーブルの表がクリックしてないと、表示されないので気をつけましょう。

データの更新をしないと反映されない

ピポットテーブルで、一番注意しないといけないのが「データの更新」です。

実は、ピポットテーブルの中の表は、元データを書き換えたらデータの更新をしないと反映されることがありません。

ピボットテーブルは、あくまでも基になっているリストの表示形式を集計表に変えているだけなので、入力されているデータを編集する場合には、基のリスト内のデータを修正する必要があります。

例えば下の図は、とあるスポーツ用品店の売り上げを管理するためのリストです。

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そして、このリストを基にして、下のようなピボットテーブルを作成しました。

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このピボットテーブルを見ると、現在リスト内に存在する商品名のデータは

  1. ウェア
  2. グローブ
  3. ゴルフクラブ
  4. シューズ
  5. テニスラケット

という5種類です。

そこで、リストのデータを編集し、新たな商品名「サッカーボール」を加えてみます。

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しかし、編集後ピボットテーブルを確認してみても、商品名に「サッカーボール」は表示されていません。

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このように、リスト内のデータを編集しても、その編集内容は自動的にはピボットテーブルには反映されません。

この編集内容をピボットテーブルに反映するためには、手動で「更新」する必要があります。

ピボットテーブルの更新方法

ピボットテーブルのデータを更新する場合は、まずピボットテーブル内のセルをどこでも構わないのでアクティブにし、「ピボットテーブルツール」の「分析」タブで表示されるリボン内にある「更新」ボタンをクリックします。

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すると、ピボットテーブルが更新され、今回の例では新たな商品名「サッカーボール」が表示されました。

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ピポットテーブルではデータの更新は手動でしないといけないので絶対に覚えておきましょう。
このようにリスト内のデータに編集が加えられても、作成済みのピボットテーブルには自動的にはその編集は反映されません。

このことを忘れてしまうと、自分では最新の情報をピボットテーブルに表示してデータ分析しているつもりでも、実は古いデータのままだったということになりかねませんので、十分注意をしてください。

フィルターの使い方

ピボットテーブルでは、リストを基にして見たい形式に簡単に変える事が出来ます。

例えば、何かしらの条件を指定し、条件に該当するデータだけをピボットテーブルに表示できます。
このような操作を「フィルター」と呼びます。

ピボットテーブルを作成すると、「行ラベル」「列ラベル」と表示されているセルに▼ボタンが表示されます。
この▼ボタンを利用すると、特定の条件に該当するデータのみを対象とした集計を行うことができます。

各▼ボタンをクリックすると、ピボットテーブルに含まれる項目名の一覧が表示されます。

この項目の中でチェックの入っている項目がピボットテーブル内に表示される仕組みになっていますので、中から必要の無い項目のチェックを外します。(例では行ラベルの「ウェア以外のチェックを全て外しています」)

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すると、チェックを外した項目の情報がフィルターされます。

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レポートフィルターを使用して分かりやすくする

またフィルターの別の方法として、レポートフィルターを利用することもできます。

Excelの操作画面の一番右端に表示されている「ピボットテーブルのフィールドリスト」に表示されている項目名の一覧から、フィルターに使用する項目名(例では「支店」)を選びます。

そして、その項目名のボタンを下方向へドラッグし、「レポートフィルター」の領域へドロップします。

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すると、ピボットテーブルの一番左上に「項目名(すべて)▼」という表示が追加されます。

この表示の▼ボタンをクリックし、表示されたメニューからフィルターの条件としたい値(例では「駅前」)をクリックします。

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すると、選んだ条件に該当したデータのみの集計結果にピボットテーブルが更新されます。

スライサーを使用して絞り込みを行う

また、「スライサー」と呼ばれる機能を利用してもフィルターが可能です。

通常のフィルターと違い、スライサーを使うと細かいフィルターをかけることができます。

ピボットテーブルの中のどこかのセルをアクティブにし、「ピボットテーブルツール」の「分析」タブを選びます。

そして、表示されたリボン内の「スライサー」ボタンをクリックします。

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「スライサーの挿入」画面が表示されますので、フィルターの条件に使用したい項目にのみチェック(複数可)を入れ、「OK」ボタンをクリックします。(例では「担当者」)

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すると、下の図のような枠が表示されます。

この枠がスライサーです。このスライサーの中に表示されている項目の中から、ピボットテーブルで集計したい項目(例では「丸山茂樹」)をクリックします。

すると、他の項目の色が全て白色に変化し、同時にピボットテーブルの内容が、選んだ項目のみの集計結果に更新されます。

このように、スライサーの中で選ばれている項目以外がフィルターされる仕組みになっています。

ちなみに、キーボードの「Ctrl」キーを押したままクリックすることで、複数の項目を同時に選択することも可能です。

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逆に、スライサーで設定したフィルター条件をクリアする場合は、スライサーの一番右上に表示されている×ボタンをクリックします。

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また、必要なくなったスライサーは、スライサーの中の余白部分を一度クリックしてキーボードの「Delete」キーを押します。

これらのフィルターを利用して必要の無い情報を非表示にすることで、より正確なデータ分析が可能になります。

空白のセルに「0」を表示する方法

ピポットテーブルでは空白のセルはそのまま表示されてしまって、数字が自動的に入力されれば良いのになって思ったことはありませんか?

作成直後のピボットテーブルでは、集計するデータの存在しないセルは空白で表示されます。

この際に空白ではなく、数字の「0(ゼロ)」を表示したい場合には次の操作を行います。

ピボットテーブル内のどこかのセルをアクティブにし、「ピボットテーブルツール」の「分析」タブのリボン内に準備されている「オプション」ボタンをクリックします。

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表示された「ピボットテーブルオプション」画面にある「レイアウトと書式」タブを表示し、「空白セルに表示する値」の欄に「0」と入力します。

そして、「OK」ボタンをクリックします。

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すると、先ほどまで空白表示だったセルに「0」と表示されます。

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このように空白行を表示せずに、「0」を表示することができます。

ピポットテーブルで印刷する時に「0」を表示したいというときなど使って見てください!

集計方法を変更する

ピボットテーブルで行える集計は、「合計」だけでなく、「平均」や「データの個数」、「最大値」や「最小値」など、色々な計算方法を選択できます。

計算方法を変更する場合には、次の操作を行います。

計算方法を変更したい数値データの内のいずれかをアクティブにし、「ピボットテーブルツール」の「分析」タブのリボン内に準備されている「フィールドの設定」ボタンをクリックします。

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そして、表示される「値フィールドの設定」画面の「集計方法」タブの中にある計算方法の一覧より目的の集計方法(例では「データの個数」)をクリックします。

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そして「OK」ボタンをクリックすると、集計方法が選んだ計算方法に変更されます。

集計の明細行を表示する

ピボットテーブルは通常複数のデータを集計した結果を表示しますが、「この数値はどのようなデータを集計した結果なの?」というように、場合によってはその集計されている明細のデータを確認したくなることがあります。

その場合には、簡単に集計の明細行を表示できます。

ピボットテーブルの中から、明細を確認したい数値データ(例ではB5)をダブルクリックします。

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すると、ワークシートが自動的に新規作成され、その新規シートに明細行が表示されます。

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この明細の出し方を知らない人が多いので、ぜひ覚えておきましょう。

ピポットグラフの作成方法

ピボットテーブルを使ってグラフを作ることも簡単にできます。

そして、このピボットテーブルを基にして作成したグラフを「ピボットグラフ」と呼びます。

まず、グラフの基にするピボットテーブル内のセルをどこでも構わないのでアクティブにします。

そして、「ピボットテーブルツール」の「分析」タブのリボン内に表示されている「ピボットグラフ」ボタンをクリックします。

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表示された「グラフの挿入」画面の中から、作成したいグラフの種類(例では「集合縦棒」)を選び、「OK」ボタンをクリックします。

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以上の操作でピボットグラフを作成できます。

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グラフを利用してピポットグラフを作成する

また別のピボットグラフの作成方法として、普通のグラフを作成するのと同じ手順で「挿入」タブのリボン内にある「グラフ」ボタンを利用する方法もあります。

グラフの基にするピボットテーブル内のセルをどこでも構わないのでアクティブにします。

そして、「挿入」タブのリボン内に表示されている各種グラフのボタンの中から目的のボタンをクリックします。

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手順自体は普通のグラフを作成する手順ですが、ピボットテーブルを基にした場合にはピボットグラフが作成されます。

ピボットテーブルとピボットグラフは連動している

ピボットテーブルは、基になっているピボットテーブルと常に連動しています。

そのため、ピボットグラフを作成した状態でピボットテーブルに編集を加えると、その編集が即座にピボットグラフにも反映されます。

例えば、ピボットテーブルの「行ラベル」と「列ラベル」を入れ替えると下の図のようにグラフも変化します。

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このように、ピボットテーブルの数値データをグラフ化できます。

数値データだけの場合と比べ、グラフ化するとデータのようすが簡単に把握できます。

まとめ

ピポットテーブルはExcelの中でもすごく便利な機能なのですが、難しいと認識されがちであまり使える人が少ないです。

就職や転職などでも「Excelが使える人(ピポットテーブル)」などと書かれていることも少なくありません。

ですが、ピポットテーブルを作成して、配置を入れ替えて、表示できるというレベルまでなっておけば特に問題ありません。

むしろ、それくらいできれば十分です。

なので、初心者だからピポットテーブルを使わないじゃなくて、初心者でも覚えておくと超便利!そしてある程度なら簡単というのは知っておくと誰かに教える時にも良いですね。

Excelのピボットテーブルって何?という疑問を初心者でもわかるように解説

4 件のコメント

  • この通りで練習してますが月単位に変更できません、グループの選択をクリックしたら「選択対象をグループ化するこたはできません」と表示せれます。どうしてか教えて下さい。

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