Excelで印刷しようとしたときに、1ページで印刷したいのに、はみ出てて2ページになったり、4ページになったりすることありませんか？
Excelでデータを作っている時は、どこまでが1ページかが分からないのですごいやりずらいんですよね。
だから、いざ印刷しようとするとはみ出ていて、枠線を縮めてみるのものまだはみ出ているみたいな下の画像のような経験は誰しもがあると思います。
このような印刷の失敗を防ぐためには、当たり前ですが印刷の前に印刷プレビューで確認してると思います。
もし確認した事がないという方は、印刷前は必ず確認しましょう。
ですが、確認したとしても修正が思うようにいかない・・・。
実はこの現象は、「拡大縮小印刷」機能を使うと一発で1ページに収める事ができ、すごく簡単に解決する事が出来ます。
今まではみ出ているのを、列の幅で少しずつ縮めていたりした方は絶対に覚えて使うようにしましょう！
印刷結果を確認する方法
まずは印刷結果が印刷前にどうなるか分からないと話になりません。
Excelで作成したファイルを印刷した場合にどのような印刷結果になるかを確認する機能を「印刷プレビュー」と呼びます。
Excel でこの「印刷プレビュー」を確認するには、左上にある「ファイル」タブで表示画面を切り替え「印刷」をクリックします。
そして切り替わった画面に「印刷プレビュー」が表示されています。
今の状態で印刷した場合、全体で何ページの印刷結果になるか？を確認する場合は、画面の一番下を見ます。
「ページ番号/総ページ数」という形でページ数が表示されています。
また、「印刷プレビュー」に表示されているページを他のページに切り替える際には、ページ数横にある三角のボタンをクリックします。
このやり方でまず印刷前の画面を確認する事が出来ます。
複数ページを1枚で印刷する方法
今回の例と同じようにほんの少しだけはみ出してしまい、一ページに収まりきっていない場合は、印刷結果を縮小することで一ページに収めることができます。
ページレイアウトタブにある、「拡大縮小印刷」という機能を使います。
ここの「横：自動」の所を「1ページ」に変更することにより、横幅が1ページに収まるようになります。
同じように「縦：自動」の所を「1ぺージ」に変更することにより、縦幅が1ページに収まるようになります。
両方1ページに変更するとこんな感じになります。
この状態で印刷プレビュー画面を見てみましょう。
そうすると下記の画像の様に1枚で収まるようになりました。
（※上の画像と違う画像ですが、「1/1ページ」と収まっているのが分かると思います。）
このように、「拡大縮小印刷」を使う事により簡単に1ページにまとめて印刷することもできます。
もちろん「拡大」という言葉が付いているので、拡大することも簡単にできます。
印刷プレビュー画面から変更する方法
「印刷プレビュー」の左側に、各種印刷設定を行うためのボタンが並んでいます。
この中の「拡大縮小なし」ボタンをクリックするとメニューが表示されます。
この中から「シートを1ページに印刷」を選択すると、印刷結果が丁度一ページに収まるサイズに自動調整してくれます。
このように、拡大縮小印刷を知っているだけで今まで列の幅や行の幅を狭めていたとしたら、バカバカしく思えてきます。
私はこの機能を知るまでずっと幅を狭めて頑張っていました。
「改ページプレビュー」で印刷範囲を変更する方法
また別の方法として、「改ページプレビュー」と呼ばれる画面を利用して調整することもできます。
この方法は、1ページにしたいときだけでなく、3ページなど分けて使いたいときにも自由に設定できるのですごく便利です。
「表示」タブのリボン内にある「改ページプレビュー」ボタンをクリックすると、画面表示が「改ページプレビュー」に切り替わります。
この「改ページプレビュー」の表示では、セルの色が「青い太線」を境にグレーになっています。
この「青い太線」の内側の通常の色のセル範囲が印刷され、「青い太線」の外側のグレー部分は印刷されないことを表しています。
この「青い太線」はドラッグすることで位置を調整することができるため、下の図のように調整すると、印刷結果から円グラフを除外することもできます。
また、画面内に「青い点線」も表示されている場合があります。
この「青い点線」は改ページの位置を表しています。きりの悪いところで改ページされるようであれば、この線もドラッグで位置を調整できます。
そして、この「青い点線」を印刷範囲を表している「青の太線」に重ねてしまうと、画面内に「青い点線」は表示されなくなります。この状態は、全体を一ページ内に収めて印刷することを示します。
印刷範囲の調整がおわって、通常のExcelの操作画面に戻す場合には、「表示」タブのリボン内にある「標準」ボタンをクリックします。
まとめ
このように、Excelで作成した表を印刷する前にはまず最初に「印刷プレビュー」で印刷結果を確認しましょう。
こうすることで、印刷に失敗して紙を無駄にしてしまうことを防ぐことができます。
そして、印刷プレビュー画面で1枚ではなく4枚というような表示がされている場合は、必ず拡大縮小印刷で「縮小」をして1ページに変更してください。
1ページに変更することで、余計な紙もインクも使う必要もなくなりますし、その後に列幅を戻したりなどの必要もなくなります。
印刷するときに画面をいったん崩して、元に戻してみたいな作業は一切必要ありませんので、この超便利機能を是非試してみてください！