実は知らない人が多いExcelデータの入力の基本

絶対覚えておきたいExcel基本のデータの入力・編集・削除
AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。

Excelでまず初めに覚えるべきことは文字入力のやり方です。
文字が入力できなければ何もできません。

正直言って文字入力位できるよと思っている方でも、実際に見てみると全然機能を使いこなせてない方が多いです。

本当にあなたは使いこなせてますか?

キーボードで入力すれば入力できるでしょ?と思っているかもしれませんが、入力方法にも様々なパターンがあります。

例えば、数式編集しようとしてグチャとなったり、戻るボタンが押せなくてどうしようと思ったり、もちろんこれらには理由があります。

なんとなくできたらから・・・。で放置していると、また同じ間違いをしちゃいます。

単純にキーボードで入力して削除したりしているだけでは、ものすごく作業効率が悪いです。
ちょっと知っているだけで、何倍も作業効率が上がるので、入力位わかるよという方もしっかり理解しておきましょう。

もちろん、Excel初心者の方は最初に覚えることによって、これからのExcelの使用方法が変わります。

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文字(データ)の入力方法

まず、最初に覚えるべき文字の入力方法です。

Excelでは、文字の事を「データ」と呼びますので、今後はデータと表現します。

文字の入力方法は簡単です。
セルの中にデータを入力する場合、まず目的となるセルをクリックしてセルを選択します。

このセルを選択している状態を「アクティブ」と表現します。

そして、目的のセルがアクティブになっている状態でキーボードを利用すると、押したキーの文字や数字がセルの中に入力されていきます。

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目的の文字や数字を入力し終わったら、「確定」と呼ばれる作業を行う必要があります。

セルの中に文字を入力している途中や、文字入力が終わった直後には、セルの中で「|」のカーソルが点滅表示しています。

このカーソルが表示されている状態は、実はまだ「仮の状態」です。

すべての入力が終わった後は、必ず「確定」を行います。

「確定」を行う方法はいろいろあり、一つはキーボードの「Enter」キーを押すという方法です。

また、別の方法として、「数式バー」の横についている「入力」ボタンをクリックするという方法でも構いません。

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基本的には「Enter」での確定を使いましょう。

チェックマークの確定は殆ど使う事がありません。

データを入力した時のルール

Excelは機械なのですごく正確です。

例えば「メロム食べたいな」と私が言ったとしたら、「メロン食べたいな」と言ったんじゃないかと推測してくれますよね。

Excelはそんなことはしません。
「メロム」は「メロム」、「メロン」は「メロン」で完全な別物です。

そして、「メロン」と「メロン」も違います。

この文字の大きさによっても別物として扱われてしまいます。

これは他と間違えることがないので本来メリットなのですが、初心者にとっては「そのくらい判断してよ!」と思うかもしれません。
でも、そこはあなたが理解して使うしかないです。

このようにExcel独自のルールがありますので、しっかりと理解して使いましょう。

セルの中に「文字」を入力した時のルール

セルの中にひらがなやアルファベットのような「文字」を入力した場合、Excelは入力されたデータをセルの中で「左揃え」で表示します。

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セルの中に「数字」を入力した時のルール

セルの中に「数字」を入力した場合、Excelは入力されたデータをセルの中で「右揃え」で表示します。

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文字は必ず「左揃え」になる、数字は必ず「右揃え」になると覚えておきましょう。

数字を全角で入力した場合と半角で入力した場合

さらに、この「数字を半角」で入力した場合は単にセルの中で右揃えにするだけですが、「数字を全角」で入力した場合Excelでは全角という判断をしてくれません。

「数字を全角」で入力した場合、Excelはその数字を「半角に勝手に変更」した上で、セルの中で右揃えにします。

そのため、数字に関しては半角で入力しても全角で入力しても、結果まったく同じ表示になります。

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数字は「全角」でも「半角」でも、自動的に「半角」にしてくれます。

ですが、基本的には「テンキー」を使用して、半角で入力するように心がけましょう。

0(ゼロ)を入力した場合

単にセルに0と入力した場合、0は省略されずそのまま「0」と表示されます。

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0(ゼロ)で始まる数字を入力した場合

セルの中に「001」や「09012345678」のように、ゼロで始まる数字をセルの中に入力した場合、頭の「0」は勝手に省略されてしまいます。

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この場合は、表示形式で「文字列」に変更する事によって、先頭に「0」を入力することができます。

表示形式は少し複雑なので、別記事を見て理解してください。

日付を入力した時のルール

「4/1」のように「/(スラッシュ)」を使用した日付を入力した場合、勝手に「4月1日」のような「月」「日」を使用した日付の表示に変更されます。

また、「月」「日」を使用した表示に変えられたセルをアクティブにして数式バーの中を確認すると、「2016/4/1」のように、現在の「年」の情報も自動的に追加されていることがわかります。

年数は自動的に「入力時の年度」が入力されます。
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また、「/」ではなく「-(ハイフン)」を利用して「4-1」と入力した場合も、「/」と同じように日付処理されます。

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見た目を「4/1」に変えたい場合は、表示形式での変更が必要となります。

入力のキャンセル方法

「文字は入力したけれど、失敗したのでやっぱり無しにしたい」という時は、確定前であれば入力をキャンセルできます。

入力をキャンセルする場合はキーボードの「Esc」キーを押すか、もしくは「数式バー」の横についている「キャンセル」ボタンをクリックします。

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基本的には「Esc」キーを押してキャンセルしましょう。

Excelでのキャンセル処理はすごく使います。

間違えちゃった!というときは、すぐに「Esc」を押せば入力のキャンセルが出来ます。

ただし、入力確定後は「Esc」ではキャンセルが出来ません。

入力確定後のキャンセル方法と注意

入力確定後というのは、「Enter」キーで確定したかどうかです。

入力状態で言うと「|」の点滅マークが出ていれば、入力状態で「Esc」キーが使える。出ていなければ入力が確定されているという風に思ってください。
(他のセルが選択されている状態でも、入力が確定されています。)

その場合は左上にある「戻る」ボタンをクリックしましょう。

ショートカットキーの「Ctrl+Z」でも、同じように戻るが使えます。

「戻る」ボタンのショートカットはすごく良く使うので、必ず覚えましょう。

Excelデータの入力確定後のキャンセル

良くあるミスは「入力状態なのに戻るボタンを押そうとして押せないという状態」です。

これは本当によくやっている人を見ます。

入力状態の時は「Esc」キーで、入力確定の時は「Ctrl+Z」です。

この2つはよく間違えるので、何回も試して覚えましょう。

入力データの編集

一度セルに入力したデータは、確定後に編集することができます。

セルの内容を全て変更したい場合は、目的のデータの入力されているセルがアクティブ状態のまま改めて入力したいデータを入力します

Excelデータの修正

この時の注意点は「aaaaaa」というのを、「bbbbb」に変えたいときは消さずに上書きされる仕組みです。

なので、選択したらそのまま入力するだけで変更できるという事です。

数式の編集とデータの編集の違い(重要)

入力データの一部分だけを編集したい場合は、目的のデータの入力されているセルをダブルクリックします。

するとセルの中にカーソルが表示され、一文字一文字編集できるようになります。

単純に文字を編集したいときは、その文字をダブルクリックするだけという認識で大丈夫です。

ですが、「数式」を編集するときは、ダブルクリックではなく「F2」を積極的に使うようにしましょう。

Excel数式の編集

数式の場合は、ダブルクリックをしてしまうと勢いあまって、数式がぐちゃぐちゃになることが良くあります。

ですが、「F2」を押すことにより、それを防ぐことができます。

もちろん文字の修正も「F2」を活用して編集すると、より効果的に活用できます。

特に「数式」の修正の時は、ダブルクリックではなく「F2」で数式を修正するようにしましょう。

もし、ダブルクリックでぐちゃぐちゃになった場合は、「Esc」キーでキャンセル処理を行えば問題ありません。

入力データの削除

文字を消すときに普段使用するキーは「BackSpace」キーです。

Excelでは「Delete」キーと「Backspace」キーのどちらでも削除可能ですが、Excelでは入力したデータを複数削除するときに、「BackSpace」キーは消すことができません。

どういうことかというと、試しに複数セルを選択して「BackSpace」キーで削除してみましょう。

Exceデータ削除の違い1

このように、1つしか削除されません。

今度は同じように、複数セルを選択した後に「Delete」キーを押してみましょう。

Exceデータ削除の違い2

このように全部消えたのが分かります。

なので、Excelでは基本的に文字を削除したいときは「Delete」キーで削除するようにしましょう。

「BackSpace」キーを使うときは、文字を入力している最中や修正など「1文字」消したいときに使いましょう。
セルに入力されているデータを全部消すときは「Delete」キーが最適です。

複数のセルに同じ文字を一度に入力する方法

Excelでは同じ文字を入力する際は、一回一回入力する必要はありません。

入力したい複数のセルを選択してから、1つの場所に文字を入力します。

文字を入力してからではなく、「セルを選択」してから文字を入力します。

順番を間違えるとできません。

複数セルにデータを一括入力1

そうすると、このように文字が入力できるので、この状態で「Ctrl+Enter」を押しましょう。

選択したセルに入力した文字が全部反映されているのが分かります。

複数セルにデータを一括入力2

このように、同じ文字を入れるときなどは、この方法を使う事によって一発で入力する事が出来ます。

文字だけでなく「数式」でも使用できるので、数式が使える方にとってはすごく便利です。

数式をコピーやオートフィルするのではなく、選択して「Ctrl+Enter」で一気に全部の計算が出来ます。

使ったことない方は是非使ってみましょう。

まとめ

Excelを使っている人を見ると、意外に使っていないなという方が結構多いです。

特に「Esc」と「戻る」の違いなどは、超重要ポイントです。

また、数式の編集をするときに「グチャグチャ」となっている方もよく見ます。

知っていればそういうことにはなりませんが、知らないと「いつもこうなるんだよなー」って思ってしょうがないなで放置しちゃいます。
Excelはそういう、ここが何とかなればなという機能は大体改善してあります。

この記事では紹介していませんが、数式の入力時に矢印で移動するときと編集できるときの違いや、数式が合っているのに違うなど、ちょっとしたことで悩むことが多いです。

改善方法を知っていれば一瞬で解決しますが、悩んでいると1時間、2時間だけでなく数日にわたって、もういいやなんてよくありますよね。

意外に基本的な所がかなり重要というケースも多いので見逃さずにしっかり理解しておきましょう。

絶対覚えておきたいExcel基本のデータの入力・編集・削除

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