Excel データのコピー・貼り付けの使い方

Excelのデータのコピー・貼り付けと元の列幅を保持する方法
AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。⇒Twitter

Excelでを使っていて絶対に覚えないといけない機能の1つに、コピー・貼り付けがあります。

コピーと貼り付けが出来ないと、殆どの事が出来ないといってもおかしくないです。

そのくらいExcelだけでなく、Wordなどパソコンを使っていれば必ず使う機能の1つです。

コピー・貼り付けと言ってもやり方は1つだけではなくて、実はExcelにはたくさんのコピー・貼り付けのバリエーションがあり、ケースによって使い分けられるようになっています。

Excelを使う上で必須となるスキルですので絶対に覚えておきましょう。
また、基本的なコピー・貼り付けはもちろんですが、あまり知られていないが使える機能もたくさんあります。

今まで頑張って作業していたのが、一瞬で出来るやり方もあるので絶対に読みましょう!

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コピー・貼り付けのやり方

一番一般的なコピー・貼り付けの方法です。

ボタンをやり方だと、Excelでしかできないのでショートカットキーを必ず覚えましょう!

  • コピー:CTRL+C
  • 貼り付け:CTRL+V

この2つは絶対に覚えるべき必須のショートカットです!

もとのデータをそのまま普通にコピーしたい場合は、まずコピーしたいデータ(例ではセルA4:G10)を選択します。

そして「ホーム」タブのリボン内にある「コピー」ボタンをクリックします。

すると、コピーされたデータの範囲を点線で表示してくれます。

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続いて、コピーしたデータを貼り付けたい位置のセル(例ではセルA14)をアクティブにします。

このときにアクティブにしたセルが、貼り付け位置の「左上端」になります。

そして、「ホーム」タブのリボン内にある「貼り付け」ボタンのイラスト部分(上半分)をクリックします。

すると、コピーしていたデータが貼り付けられます。

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貼り付けに関しては全てボタンで解説していますが、「右クリック」にも同じ貼り付けができますのでやりやすい方法でやってください。

個人的には普段は右クリックを使っています。

値の貼り付けについて【必須】

コピー・貼り付けの中の重要なスキルの1つとして「値の貼り付け」があります。

どういう時に使うかというと、通常Excelで数式を利用した場合、セルには数式の計算結果が表示されます。
この数式を含む表をコピー・貼り付けした場合、数式は数式のまま貼り付けられます。

この時に数式ではなくて、数字や文字を貼り付けたい!!というときに使うのが「値の貼り付け」です。

特に「LEFT関数」とか「TRIM関数」とか、データを持ってくる関数には値の貼り付けが絶対に必要になります!
※知らないと後悔する機能です。

この「値の貼り付け」を行うと、数式そのものでなく、数式の計算結果をそのまま入力したのと同じように貼り付けられます。

値の貼り付けをする状況

例えば、下の図はあるパソコンショップの売上を管理するための表ですが、セルB10には4月の商品ごとの売上を合計するための数式「=SUM(B5:B9)」が入力されています。

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この表を単にコピー・貼り付けを行った場合、下の図のように参照セルを貼り付け先に調整した上で「=SUM(B15:B19)」と数式のまま貼り付けられます。

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それに対し、「値の貼り付け」を行うと、下の図のように数式の答えとして表示されていた「2166800」という数字がセル内に貼り付けられています。

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値の貼り付け方法

もとの表をコピーして、貼り付け先のセルをアクティブにするところまでは普通の貼り付けと同じ操作です。

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そして貼り付けボタンをクリックするときに、「ホーム」タブのリボン内にある「貼り付け」ボタンの名前部分(下半分)をクリックします。

するとメニューが表示され、多くの貼り付けのバリエーションが表示されます。

この中の「値の貼り付け」と書かれた位置に表示されている三つのボタン「値の貼り付け」を行うためのボタンです。

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この三つのボタンは「計算結果を値として貼り付ける」という働きは同じですが、書式の扱いが異なります。

一番左の「値」ボタンを利用すると書式は適用されていない形で文字や数字だけがコピーされます。

真ん中の「値と数式の書式」ボタンを利用すると、文字や書式に適用されている書式はそのままですが、セルの背景色や罫線のような書式は適用されません。

右側の「値と元の書式」ボタンを利用すると、書式はすべてもとのまま貼り付けられます。

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このように、表をコピー・貼り付けするときに「値の貼り付け」を利用すると、数式をそのままではなく数式の計算結果だけを貼り付けることができます。

冒頭でも言いましたが、「TRIM関数」のようなデータを持ってくる関数で使うときにものすごく効果を発揮します。

元の列幅を保ったまま貼り付ける方法

通常のコピー貼り付けでは別のシートや別のファイルに貼り付けた場合、列幅が変わってしまうことがすごく多いです。

貼り付けたときに1回1回列幅を変えて頑張っているという方も少なくないはず。

例えば下の図は別のシートに貼り付けた様子ですが、A列の幅が標準になってしまい一部の文字が切れてしまっています。

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このようなときに便利なのが「元の列幅を保持」という貼り付け方です。

この貼り付けは、貼り付けを行う際に「ホーム」タブのリボン内にある「貼り付け」ボタンの名前部分(下半分)をクリックします。

するとメニューが表示され、多くの貼り付けのバリエーションが表示されます。

この中から「元の列幅を保持」ボタンを探し、クリックします。

各ボタンの上にマウスポインタを重ねて数秒待つと、そのボタンの名前が表示されるのでボタンを探すときの目印にしてください。

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すると、きちんと元の列幅を保ったままデータが貼り付けられます。

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この方法を使う事により、コピーして貼り付けた際に元の列幅を保持してデータを貼り付けることができます。

行と列を入れ替えて貼り付け

Excelで表を作ったときに「2つの見出しを逆にしたほうが見やすかったかも!?」と思ってしまうことがあります。

このようなときに、また1から表を作り直すのは面倒ですよね。

その時に使うのが「行列を入れ替えて貼り付け」です。

見出しを左と上の両方に持つ「クロス集計表」とも呼ばれます。

行列を入れ替えて貼り付けることにより、簡単に見出しの部分を変えることができます。

やり方はもとの表をコピーして、貼り付け先のセルをアクティブにするところまでは普通の貼り付けと同じ操作です。

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そして貼り付けボタンをクリックするときに、「ホーム」タブのリボン内にある「貼り付け」ボタンの名前部分(下半分)をクリックします。

するとメニューが表示され、多くの貼り付けのバリエーションが表示されます。

この中から「行列を入れ替える」ボタンを探し、クリックします。

各ボタンの上にマウスポインタを重ねて数秒待つと、そのボタンの名前が表示されるので、ボタンを探すときの目印にしてください。

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すると、元の表の2つの見出しが入れ替わった状態で貼り付けられます。

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罫線が邪魔な場合

ただし、表の中で色々な種類の罫線を利用している場合、行と列を入れ替えて貼り付けると罫線がおかしくなってしまうことがあります。

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このような場合は、貼り付けの対象から罫線だけを除外することもできます。

「ホーム」タブのリボン内にある「貼り付け」ボタンの名前部分(下半分)をクリックします。

するとメニューが表示されますが、このメニューの中にある「形式を選択して貼り付け」をクリックします。

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表示された「形式を選択して貼り付け」画面の中で、「罫線を除くすべて」の項目を選んだ状態で、「行列を入れ替える」の項目にチェックを入れます。

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以上で設定は完了です。

「OK」ボタンをクリックすると、行列が入れ替わった状態で貼り付けられますが罫線は除外されます。

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このように、表をコピー・貼り付けするときに、行と列を入れ替えて貼り付けることができます。

頻繁に利用する操作ではありませんが覚えておくといざという時に役に立つ操作です。

まとめ

コピーと貼り付けについては、紹介した以外にまだまだいっぱいあります。

全部追記しながら紹介していこうと思っていますが、便利な機能もありますし、殆ど使わないような機能もあります。

今回紹介したのは、Excelでも良く使う機能です。

特に通常のコピー・貼り付けと値の貼り付けについては絶対に覚えておきましょう。

この2つが出来ないと作業に支障が出るという位重要な機能です。

また、コピー・貼り付けの作業をするときは「ショートカットキー」を覚えてやるようにしましょう。

Excelのデータのコピー・貼り付けと元の列幅を保持する方法

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