Excel初心者が最初に絶対に覚えておくべき知識と使い方

AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。⇒Twitter

Excelをこれから使って覚えようというときに絶対に覚えないといけないのが用語です。

とは言ってもExcel初心者にとっては、いきなり「ブックが・・・」「ワークシートが・・・」と言われても困りますよね。

そもそもワークシートって何!?という人も多いはずです。

Excelを勉強し始めると、このような様々な用語がいっぱい出てきます。

  • ブックって何なんだろう?
  • セルって何?
  • そもそもここの部分ってなんて呼ぶの?

この疑問を持つことは素晴らしいです。

この記事では、そのようなまず最初に覚えるべきExcelの使い方と用語について解説しています。

そして、Excelは基本的な知識を知っていれば今後使うにあたって困ることはありません。
なので、まずは基礎的な部分をしっかり理解して、Excelを上手に利用していきましょう。

このワークシートが理解できないと、せっかく持っているExcelは宝の持ち腐れになってしまいます。

ワークシートとは、文字を入力したり、グラフを作ったり、コピー、移動など様々なことで利用します。

そして、そのワークシートを使うにあたって必要なのが「ブック」です。

今読んでいてブック?ワークシート?となっている方でも、分かりやすく解説しているので動画や画像を見ながら理解していきましょう!

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Excelのブックについて

まず最初に覚えるべきことは、Excelのブック構造です。

Excelの入門書などを読んでいると「ブック」という単語がたくさん登場します。
冒頭でも書きましたが、そもそもブックって何なの?って思う方も多いはずです。

動画でExcelブックの構造の記事の内容を詳しく解説していますので、見るとより理解がしやすいです。

ブックとは一言で言うとExcelを起動したときに出ている「画面全部」のことです。

Excelを起動すると、画面が出てきますよね?
その画面全部が「ブック」と思ってください。(下の画像参照)

そして、このことを別名で「ファイル」とも呼びます。
パソコン上で作成したデータ(内容)を保存するときには、一般的に「ファイル」として呼ばれています。

あなたのパソコンには色々なアイコンがありますよね?
その1つ1つがファイルと呼ばれるものです。

そしてExcelも同じくパソコン用語では「ファイル」と呼びますが、Excelではそのファイルのことを「ブック(book)」という独特の名前で呼びます。

Excelのブックは「ワークシート」と「セル」とによって構成されています。

ワークシートとは

ワークシートとは、Excelでデータを入力したりする作業場所のことです。

ワークシートの作業場所には、1つ1つセルと呼ばれる小さな領域があり、セルに自由に文字やデータを入力することができます。

Excelワークシート

このように枠で囲まれている所が「ワークシート」と言います。

考え方としては、何か文字を書くときに使う真っ白な紙の事を「ワークシート」と覚えてください。

Excelでは、このワークシートに文字を入力してグラフや表を作成していくという事になります。
現実でも白い紙に文字を書いていきますよね。

そして、そのワークシート(紙)には最初から名前が付けられており、「Sheet1」と書かれているのが分かります。

なので、現在表示されているワークシートは「Sheet1」という名前の紙が表示されているという事です。

このワークシートの名前が書いてある場所の事を「シートの見出し」と呼びます。

ワークシートの数はExcelのバージョンによって異なります。

Excel2010以前:「Sheet1、Sheet2、Sheet3」と最初から3枚用意されています。
Excel2013以降:「Sheet1」のみ最初から用意されています。

セルについて

「セル」とは、Excelの画面を構成している格子状のマス1つを表す用語です。

Excelでは、このセルの中に文字や数字を入力することで、簡単に表を作ることができます。

Excelセルについて

このように、ワークシートの中に小さな四角があるのが分かります。

これがセルです。

このセル1つ1つには番地がつけられていて、各セルの位置をはっきりと指し示すことができます。

列見出し と 行見出し

セルの一番上側にAから順番にアルファベットが横に並んでいますよね。

このアルファベットのことを「列見出し」と呼びます。

Excelでは、縦方向に並んでいるセルをまとめて「列」と呼びます。

Excelブックの構造を完全理解1

どの位置の列なのかを表す見出しなのでこのような名前が付けられています。

また、セルの1地番左側に1から順番に数字が縦に並んでいますよね。

この数字のことを「行見出し」と呼びます。
Excelでは、横方向に並んでいるセルをまとめて「行」と呼びます。

現在あなたがどの位置の行なのかを表す見出しなのでこのような名前が付けられています。

この「行」と「列」の2つの見出しを組み合わしてセルの番地(場所)を表します。

例えば一番左上端のセルの場合、列見出しはAの位置で、行見出しは1の位置です。そこでこの2つの見出しをつなげて「A1番地」と表現します。

略して「A1」と呼びます。

Excelブックの構造を完全理解2

このようにワークシートとは作業領域のことで、そのワークシートの中にセルがたくさんありそこにデータを入力するというのがわかりました。

あなたが普段目にする方眼紙のマス目を少し大きくした感じと理解してください。

また、このセルは状況に応じて大きさを簡単に大きくしたり、小さくしたり自由自在に変化することができます。

ワークシートの基本的な使い方

これまででワークシートに文字を入力して、Excelのデータを作成していくという事が想像ついたと思います。

ワークシートは最初は1つですが、後からいくつでも追加したり削除したりすることが簡単に可能です。
また、ワークシートの名前も「Sheet1」ではなく、好きな名前に変更することができます。

なので、ワークシートの基本的な使い方は一番最初にマスターしておきましょう。

ワークシートの名前の変更方法

ワークシートの名称を変更する場合は、目的のワークシートを表すシート見出しをダブルクリックします。

Excel ワークシートの追加、変更、削除の簡単な方法5

シート見出し内のテキストが編集可能な状態になりますので、キーボードを利用して好きな名称を入力します。

入力が終わったら、Enterキーを押して確定します。

Excel ワークシートの追加、変更、削除の簡単な方法

このように、ダブルクリックするだけで簡単にワークシート名を変更することができます。

シート名は分かりやすいように変更しておくことによって、どこに何が書かれているかが一発でわかるようになります。

ワークシート名は新しく作成したら早めにつけておきましょう。

最初のままだと何の情報があるシートかがすごく分かりにくいです。

ワークシートの追加する方法

2枚以上のワークシートを利用したい場合は、必要に応じてワークシートを追加します。

シート見出しの並びの一番右側に「新しいシート」ボタンがありますので、そのボタンをクリックします。

Excel ワークシートの追加、変更、削除の簡単な方法2

Excelでは1つのワークシートで色々な情報を詰め込むのは良くないです。

実際に紙に書くときもそうですが、1枚の紙に色々書いてあっても分かりにくいですよね。

例えば、「今までに買った本一覧」と「今までに買ったDVD一覧」が同じ紙に書いてあったら分かりにくいです。
ですが、別々の紙に書いてあったら見るほうも、書く方もどっちも分かりやすいです。

なので、1枚に詰め込むのではなく、Excelではワークシートを増やしてグラフや表を作成していくという流れになります。

ワークシートの削除

もちろん必要のないワークシートがある場合には簡単に削除することができます。

削除したい場合には、目的のシート見出しを右クリックし、表示されたショートカットメニューから「削除」をクリックします。

Excel ワークシートの追加、変更、削除の簡単な方法3

やっぱりいらなかったなという場合や、邪魔なワークシートは削除して見やすいようにしておきましょう。

使ってないワークシートがあると、これは何のために存在しているのだろう?と思ってしまうため削除してスッキリしてある状態が理想です。

また、削除しようとしたワークシート内に何かデータが含まれている場合には、その旨を示した確認メッセージが表示されます。

Excel ワークシートの追加、変更、削除の簡単な方法4

このような注意書きが出てきた場合は、削除しても問題が無い時だけ「はい」ボタンをクリックしてください。

ただし、この操作は「元に戻す」の操作では取り消せないため十分注意をしてください。

大事なシートだったのに消してしまった!という事の内容に確認してから削除しましょう。

シート見出しの色の変更方法

シートの見出しの色を変更することによって、他のシートより目立たせることができます。

シート見出しの色を変更する場合は、目的のシート見出しを右クリックします。
表示されるショートカットメニューから「シート見出しの色」にマウスポインタを合わせ、更に表示されるサブメニュー内から目的の色を選択します。

Excel ワークシートの追加、変更、削除の簡単な方法1

赤色など分かりやすい色を付けてみてください。

本当に付いているのか分かりにくい場合は、ワークシートを追加してみてください。

別のワークシートを選択している状態だと、より濃く表示されて分かりやすくなります。

ワークシートは色で変更できたりするので、重要なシートは設定しておきましょう。

ワークシートの最大セル数

同じ項目だから1枚のワークシートにいっぱい情報入れたいけど、いっぱいになっちゃったらどうするの?という疑問が浮かぶ方もいると思います。

今までに使っていても、どこまで入力できるんだろう・・・。と疑問に思った方も少なくないはず。

正直何か作業をしていて、途中で足りなくなってしまった!という方は恐らく殆どいないと思います。
ですが、Excelのセル数というのは無限ではないです。

試しにExcelを起動して真っ白な状態で、キーボードの[Ctrl]+[↓]のキーを押してみてください。

すると行見出しの番号が「1,048,576」とものすごい数になりましたよね。この行が、ワークシート内で利用できる一番下の行になります。

Excelワークシートの構成1

また同様にキーボードの[Ctrl]+[→]のキーを押してみてください。

すると、列見出しの表示が複数のアルファベットに変わりましたよね。

Excelワークシートの構成2

列見出しはアルファベットを利用しますので、1文字だけだとA~Zまでの26列しか表せなくなります。

そのため、Z列の次の列はAA列のようにアルファベット2文字を使用します。
また、同様にZZ列の次の列はAAA列になります。

ちなみに、キーボードの[Ctrl]+[→]のキーによって表示されたXFD列は「16,384列」に相当します。

このように、1つのワークシートは「行:1,048,576×列:16,384=17,179,869,184」と、ものすごい数のセルによって構成されています。

ここまで用意されていれば、まず全部使うということはありえませんね。

なので使っていていっぱいになってしまうという事はないと思って大丈夫です。

まとめ

このように、Excelではファイルのことを「ブック」、ページのことを「ワークシート」という独特の用語を利用して表します。

Excel初心者はまずこれらの意味を知っておくことによって、会話をした時にどこを指しているかが分かりやすくなります。

そして、「ワークシート」「セル」「ブック」などは知らないと、本を読んだりこれから紹介する内容も全く意味が分からないです。

また、ワークシートの意味とブックの構造は少し似ている部分がありますが、分かりにくい場合は

  • ワークシート⇒1枚の紙
  • ブック⇒全部の紙

と覚えてください。

両方基礎的なことなので絶対に覚えておきましょう。

また、ブックに関しては、他人と話をする時には単に「ファイル」と言った方が伝わりやすい場合も多く、無理にこの用語を使用する必要はありません。

ですが、Excel操作に関する書籍などでは正式名称が利用されますので、知識としては持っておくことをお勧めします。

このように、Excelのワークシートに関する操作を行う場合は、画面右下の「シート見出し」を対象にして、マウスで操作を加えます。

ワークシートを増やしたり削除することができるようになれば、Excelを比較的自由に使えるようになります。

細くて、あまり必要ないように思えますが、Excelが上手に活用できている方はきちんと設定していたりします。

なので、知っていたけど使ってなかった方や、使ったことがなかったという方はしっかりと覚えておきましょう。

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