Excelでリスト形式のデータを集計(小計)する簡単な方法

Excelでリスト形式のデータを集計(小計)する簡単な方法
AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。

Excelで大量のデータを管理する場合、項目名を一番上に作り、その下へデータ1件1件をレコードとして記録する「リスト」と呼ばれる表がよく利用されます。

例えば下の図は、とあるスポーツ用品店の売り上げを管理するためのリストです。

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この表は、売り上げが発生した時点でその売り上げのデータを単に入力しているだけであるため、このままの状態では各商品の売り上げや、各担当者の売り上げなどを把握するのがとても困難です。

例えばあなたはこのリストの例を見て、「テニスラケットの全体の売り上げはいくらか?」が一目でわかりますか?なかなか難しいですよね。

そこでExcelには、このリスト形式で管理されているデータを分析するための機能がたくさん備わっていて、その中の一つが「集計」機能です。

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集計機能とは

集計機能は、項目に含まれる値ごとに、指定した項目の数値を集計する機能です。少しわかりづらいと思いますので、下の図を見てください。

これは、先ほどの問いかけにもあった、「テニスラケット」を含む各商品の売上金額をそれぞれ集計した様子です。

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集計の使い方(小計)

集計を行う場合は、まず集計の基準となる項目を決めます。

先ほどの例では「商品名」になります。そして、この基準に決めた項目の値を、昇順・降順どちらでも構わないので並び替えます。

この操作を省略してしまうと正しく集計できないため、必ず並び替えを行ってください。

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並び替えができたら、リスト内のどこのセルでも構わないのでアクティブにし、「データ」タブのリボンにある「小計」ボタンをクリックします。

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表示された「集計の設定」画面内にある「グループの基準」を、先ほど並び替えを行った項目(例では「商品名」)に設定します。

加えて、「集計するフィールド」で、集計したい数値データの入力されている項目(例では「売上金額」)にチェックを入れます。

以上の設定ができたら「OK」ボタンをクリックします。

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「グループの基準」に指定した項目の値ごとに集計行が追加されます。

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また、この集計を実行すると、Excelの操作画面の左上、名前ボックスの下辺りに「1」「2」「3」と数字の書かれたボタンが表示されます。

この中の「1」をクリックすると総計のみが表示され、「2」をクリックすると総計と集計が表示されるというように、リスト内で表示するデータを制限することができます。

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集計の削除

一度集計を行った後、集計行が必要なくなった場合には簡単に集計行を削除できます。

対象のリスト内のどこかのセルをアクティブにし、「データ」タブのリボンにある「小計」ボタンをクリックします。

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表示された「集計の設定」画面内にある「すべて削除」ボタンをクリックするだけです。

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まとめ

このように、とても簡単な操作で、リスト内のデータを集計することができます。

操作自体は単純ですが、はじめにデータの並び替えが必要になる点が一番のポイントなので、忘れないようにしてくださいね。

Excelでリスト形式のデータを集計(小計)する簡単な方法

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