Wordで文書を作成するときに覚えておくべき2つの事

Wordで文書を作成するときに覚えておくべき2つの事
AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。

Wordを用いて文書を初めて作成される方。

まず最初に何を設定したら良いか?そしてどのように文書を記載していったら良いか。

今回はこの2点を簡潔にご紹介いたします。

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最初にすべき用紙サイズの設定

設定は沢山ありますが、用紙サイズの設定は最初にやっておきましょう。

A4なのか、B5なのか、はたまたハガキサイズなのか。

この用紙サイズの設定により、1ページに書ける文字の量が変わってきますのでここは一番重要です。

これ以外については、後からでも変更できます。

その他事項については、「Word機能」の記事をご確認ください。

設定の方法は簡単にここまでにしておきたいと思います。

次は、文書作成のコツをご紹介いたします。

文書作成のポイント

文書を作成するにあたって、いくつかポイントがあります。このポイントを押さえることで、見やすい文書を作成することができるようになります。

文字は12ポイントに設定する

Word上ではよくわからないですが、印刷してみると初期設定の文字の大きさと、12ポイントにしたときの文字の大きさは全く別物です。

字が大きくなることで、老若男女に読みやすい文書を作ることができます。

適度に改行する

Wordでは、改行(Enterキーを押す)しない限り、どこまでも記述することができます。

記述を開始して、ページの端まで行くと次の行に自動的に移動して・・・これを繰り返します。

Wordで作成したい文書は、おそらく「新聞」のように文字がビッシリ隙間なく埋まっているものではないと思います。

適度に改行をして、自分も、読者も読みやすい文書構成にしましょう。

段落の位置の調整

国語の授業の時に「段落番号」を付けたりしたかと思います。

この他にも文字の開始位置を前に出したり、後ろに下げたりすることで、段落もそうですが、文字の「ブロック」を読者に意識させることができます。

いかにわかりやすく伝えるか。これも文書作成者に求められていることです。

これらの大事なポイントに注意しながら文書を作成すると、以下のようになります。

Word 文書作成01

改善後はこのようになります。

Word 文書作成02

まとめ

Wordを使用して文書を作成される場合、色々なポイントが隠されています。

紙での作成と異なり、こんな風にしたらどうだろうか?読者にはどう見えるだろうか?というイメージをすぐに実行できます。

文字を書くことももちろん大切ですが、これらの文字群を「どのように見栄え良く伝えるか」も大事な要素です。

文書を作成しながら、自分自身も一人の読者として、読みやすい!と感じる文書が作成できると良いと思います。

Wordで文書を作成するときに覚えておくべき2つの事

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