Wordで印刷ミスを防ぐ印刷プレビューのやり方と導入方法

AKIYUKI (金子晃之)このブログの人

パソコン教室を経営しています。PC関連を主に書いています。⇒Twitter

Wordを使用して、文章や報告書、案内を作り終えてよし印刷!

プリンターからでてきた印刷物を見て「あれ?文字が切れてる。ズレている…」といった経験はないでしょうか?
プリンターのインクも高いし、紙ももったいないから何枚も試し刷りはできません。

「印刷する前に画面上で仕上がりを確認できたら良いのに・・・。」

と誰しも考えたりしますよね。

Wordでは印刷する前に、【印刷プレビュー】という機能を使用することにより、そのような失敗を無くすことができます!

印刷プレビューの機能を使えば、今後印刷で失敗することはありません!
やばい、、、間違って印刷しちゃった、、、なんてことの無いようにしっかりと覚えておきましょう。

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印刷プレビューとは

印刷プレビューとは、Wordにて作成した文書を印刷前に確認できる機能です。
これを使用することにより、印刷前に作成した文書の全体図を確認することができます。

図がはみ出していないか。文字は間違えていないか。表などのが潰れていないか。
などなど、実際に印刷された時と同じ状態を事前に画面上で見ることができます。

なので、いままで印刷してから発見していた問題を事前に確認、処置することが可能となります。

印刷プレビューの出し方

では、実際に作成した文書を印刷プレビュで見てみましょう。

「印刷プレビュー」の開き方をこれから説明致します。

印刷プレビュー画面を確認する方法

画面右上の「ファイル」をクリックします。

wordで印刷プレビューを見る

画面左側にでてきたメニューの中から「印刷」をクリックします。

Word 印刷01

右側に表示されたものが「印刷プレビュー」です。

Word 印刷02

印刷プレビューでは、全体が表示されるように初期設定されている為、このままでは見辛いと思います。

印刷プレビューをズームする方法

画面にある文書が見づらい場合は、簡単にズームすることができます。
画面右下にある「+」ボタンを押してみましょう。

Word 印刷03

これを押すことによって、表示倍率を拡大することができます。

ボタンを押すことによって、少し左に表示されている「数字」が増えていることにお気づきでしょうか。

この数字が、「拡大倍率」を示しています。

この数字をクリックすることによって、任意の倍率に変更することもできますが、なかなか思い通りの倍率に設定することは難しいので、慣れるまでは、「+」ボタンと、行き過ぎた場合は「-」ボタンを押すことで調整をしてみてください。

プレビューから操作画面への戻り方

プレビューを見て、編集したい部分が見つかって、さて再編集をする場合は、以下のボタンを押すことによって元の画面に戻ることができます。

画面右上の「←」をクリックします。

Word 印刷04

これで、元の編集画面に戻ることができます。

印刷プレビューを早く開きたい

印刷プレビューは、上記の方法で開くできますが、もっと簡単に開く方法があります。

それは「クイックアクセスツールバー」を設定することです。

これは、Wordの画面左上に小さく表示されているアイコンのことです。
特に設定をしていない限り、下の画面のように3つしか表示されていません。

では、早速この機能を導入してみましょう。

クイックツールバーの導入方法

① 左上のファイルをクリックします。

word終了1

② 画面左に出現したメニューの下の方にある「オプション」をクリックします。

Word 印刷05

③ 「Wordのオプション」という画面が出現します。

④ 画面左の中央付近にある「クイックアクセスツールバー」を選択

Word 印刷06

⑤ 左側の一覧表より「印刷プレビューと印刷」を選択

⑥ 画面中央にある「追加(A)>>」を選択

Word 印刷07

⑦ 左の一覧表に選択した「印刷プレビューと印刷」が追加されました。

⑧ 画面右下の「OK」をクリック。

⑨ Word画面の左上にプレビューのアイコンが追加されました。

Word 印刷08

これ以降は、今設定を行ったボタンを押すことによって、プレビュー画面に一瞬で移動することが可能となります。

今の状態を確認したいと思った時に、このボタンを押して状態を確認してみてください。

尚、このクイックアクセスツールバーは、印刷プレビューに限らず、様々な機能を登録することができます。
Wordに慣れて、もう少し早く機能を使いたいと感じた際には、この機能を追加することでより便利になること間違いなしです。

最後に

印刷プレビューを使用することによって、いままで印刷後にしか発見できなかった間違いや、配置ミスなどを未然に見つけることができるようになります。

印刷をミスするとインク代が結構かかるため、なるべくミスを少なくしたいところですよね。
1枚などの印刷なら良いですが、数十枚ある時に印刷ミスすると印刷し直さなければならないですからね。

是非、印刷を実施する前に「印刷プレビュー」を実行し、思い通りの資料を一発で印刷できるようにしましょう。

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