Wordを用いて、報告書や論文を作成した後、どこに何が書かれているかを表す「目次」を作成すると思います。
作成した目次に変更があった場合どのような操作をしたらよいかの方法をご紹介いたします。
[kanren postid=”1326″]目次の変更を要する場合
例えば、文書を大幅に追加した、または記載の順番を変更した。
このような場合、当然目次の記載順番などを修正しなくてはなりません。
一度設定をしてしまった目次を消して書き直してを行うと非常に面倒ですが、今回ご紹介する方法は簡単な方法です。
【更新】ボタンを押すだけで、その内容が作成した目次に反映される。というものです。
目次を変更したい場合どうするの？
目次を作成し終えてから、大きな写真を追加して欲しいと依頼が有りました。
そうしたところ、一部次のページに項目が移動してしまい、目次を修正する必要がでてきました。
そんな時は、【目次の更新】を使用します。
目次のページ番号の更新方法
① 上部タブ「参考資料」をクリック。
② 一番左側にある【目次▼】の隣に配置してある【目次の更新】をクリックします。
③ 「目次の更新」という画面が出現します。今回は、目次の設定部分だけが次のページに移動しただけですので【ページ番号だけを更新する】を選択して【OK】をクリック。
④ ２ページに移動してしまった項目のページ数が「２」に更新されました。
目次の項目の変更方法
目次の設定が完了してから、新しく目次に項目を追加して欲しいと依頼がありました。
しかも、目次の下につける副題の指定付です。
副題の表示は「レベル」の設定を変更することによって表示できると以前ご紹介しています。（アウトラインを参照）
ここでは、レベルの変更も合わせて操作を行います。
① 副題としたい部分を選択します。選択方法は先程ご紹介した方法と同じです。
② 上部タブ「ホーム」の右側に表示されている「スタイル」より【見出し２】を選択します。
③ 見出し２に設定した部分は、レベルが変わり、少し文字の先頭位置が下がります。
④ 上部タブ「参考資料」をクリック。
⑤ 一番左側にある【目次▼】の隣に配置してある【目次の更新】をクリックします。
⑥ 「目次の更新」という画面が出現します。今回は、新しく目次にしたい項目を追加していますので【目次をすべて更新する】を選択して【OK】をクリック。
⑦ 追加設定した【見出し２】の情報が更新されて表示されました。
Wordの目次は自動更新できません
Wordの目次は自動更新機能がついていないため、毎回更新してあげる必要があります。
めんどくさいとは思いますが、更新を必ず忘れないようにしましょう。
まとめ
【見出し１】のスタイルを使って便利に目次を作成して、次のステップの更新作業をご紹介いたしました。
目次作成機能と、更新機能をマスターできればどんなに長大な文書を作ることになっても、もう怖くありません！
見出しスタイルの設定と、目次自動作成機能と、更新機能を上図に活用してください。