長い文書を作成していて、とある文字を含むページはどこにあるのか知りたいときはないでしょうか。
論文や辞書のように長く分厚い書類の場合は特に必要と感じることがあると思います。
そんなときは「索引」機能を使用してみてはいかがでしょうか？
この機能を使用することにより、目的の文字はどこにあるかすぐにわかるようになります。
索引の文字列を作成する方法
まずは索引を作成するにあたって、文字列を登録することが必要となります。
① 上部タブ「参考資料」をクリック。
② リボン右側の「索引」枠の【索引登録】を使用します。
③ 索引に登録したい文字列をマウスを使用して選択。
④ その状態で【索引登録】のボタンをクリックします。
⑤ 登録画面が出現して、文字列と読み方を登録します。
⑥ 登録する際に【登録】と【すべてを登録】の２つのボタンが出現しています。
【登録】は選択した部分だけを索引として使用します。
【すべてを登録】は、文書全体から、選択した文字列と同じ部分すべてを索引として登録します。
複数回出現する単語などは、後者を。
特殊な名前や記号などの場合は前者を選択しておくと良いと思います。
⑦ 登録を実行すると、選択した部分がおかしな表示になってしまいます。
ですが安心してください。これは正常です。
Wordが、「これは索引に使用している文字列だ」と認識するための表示となっています。
この表示の仕方は「フィールド文字」と呼ばれ、別記事にて紹介していますので気になる方はそちらをご参照ください。
この変な表示がどうしても気になって仕方がない場合は、以下の操作によって非表示にすることができます。
フィールド文字を非表示にする方法
① 上部タブの「ホーム」をクリック。
② リボン「段落」の欄の【↲→】と表示されているボタンをクリック。
これは、編集記号の表示ボタンであり、先ほどのおかしな文字等々を表示、非表示にすることができます。
索引を文書に作成する方法
さて、索引にしたい文字列を登録する作業が完了しましたので、次は肝心な索引を作る工程です。
索引は辞書や教科書でよく目にする通り、文書の一番最後に位置しているものです。
文書の一番最後、もしくは最終頁の次のページをまずは用意します。
① 上部タブ「参考資料」をクリック。
② リボン右側の「索引」枠の【索引登録】の横の【索引の挿入】をクリック。
③ 挿入に関する設定画面が出現します。今回はそのまま【OK】をクリック。
④ 登録された索引と、文字列の横に数字が表示されました。
この数字が、「登録された単語が何ページ目に位置しているか」を示しています。
まとめ
索引機能は、長い文書を作成して後からキーワードを探し出すときに便利な機能です。
論文や報告書を作成される際に本機能を使用して一段上の資料を作成してみてはいかがでしょうか。