ExcelやWordで作成したファイルを印刷した場合、印刷用紙の上下左右には余白ができます。
この余白には基本的に文字や画像は印刷されませんが、日付やページ番号などがこの余白部分に印刷されている書類を見た覚えはありませんか？
この本来文字や画像を挿入できない余白部分に情報を挿入するための機能が「ヘッダー」と「フッター」です。
「ヘッダー」は書類の上余白に情報を挿入するための機能で、「フッター」は書類の下余白に情報を挿入するための機能です。
ヘッダーとフッターを自由に使えることにより、資料を作るときにすごく便利に使えます。
「ヘッダー」「フッター」とは
ヘッダーとは、印刷した時の「上」の余白の事をヘッダーと言います。
フッターとは、印刷した時の「下」の余白の事をフッターと言います。
画像を見てもらうと分かりやすいですが、上下の余白に文字を入れたいときに「ヘッダー」と「フッター」を使います。
Excelだけでなく、WordやPowerPointでも使いますし、ホームページやブログを作るときなんかも絶対に使う事になります。
なので、実は日常的にも結構良く使う用語なのです。
ヘッダー、フッターの使い方
ヘッダー、フッターの挿入方法は主に2つのやり方があります。
ヘッダーもフッターもどちらも同じ画面から設定する事が出来ます。
1つを覚えておけば大丈夫ですので、どちらか好きな方を覚えておきましょう。
「ページレイアウト」表示を利用する
ヘッダーとフッターを挿入する操作方法の一つが「ページレイアウト」表示を利用する方法です。
この「ページレイアウト」表示はExcelに設けてある複数の表示モードの一つで、「表示」タブのリボン内にある「ページレイアウト」ボタンで切り替えられます。
「ページレイアウト」表示は、ワークシート部分に用紙の情報を加えて表示することで、印刷結果を踏まえながら作業を行うことのできる表示モードです。
この表示モードに切り替えると、用紙の上余白の部分に「クリックしてヘッダーを追加」と薄く書かれています。
書いてあるとおり、その領域をクリックすることでヘッダーを挿入できるのですが、このヘッダーの領域は大きく「左」「中央」「右」の三つの領域に分かれています。
マウスポインタをそれぞれの領域重ねると枠線で囲まれるのでわかりやすいと思います。
この三つの領域のうち、自分がヘッダーとして文字を挿入したい位置をクリックし、ヘッダーに表示したい文字を入力します。
下の方にスクロールすると、「フッター」が出てくるので同じように使いましょう。
ページレイアウト画面の簡単な出し方
ページレイアウト画面は、Excelの右下の部分から簡単に出すこともできます。
セルに文字を入力している途中だと反応しないので注意してください。
印刷プレビューで確認
設定したヘッダーとフッターは、「ファイル」タブの「印刷」ボタンで表示できる印刷プレビューで確認できます。
このように「ページレイアウト」表示を利用することで、簡単にヘッダーとフッターを挿入できます。
上手く挿入できている方は「印刷プレビュー」でも確認できるし、ページレイアウト画面も印刷されるときと同じ画面だと思って大丈夫です。
ですので、ページレイアウト画面で上手く書けていれば、まず間違いなく大丈夫です。
「ページ設定」画面を利用する
もう1つの方法が「ページ設定」画面を利用する方法です。
この「ページ設定」画面は、「ページレイアウト」タブのリボン内の「ページ設定」グループの右下にある「ページ設定」ボタンをクリックすると表示できます。
この「ページ設定」画面は、印刷用紙の向きや余白の広さなど、ファイル全体のレイアウトに関する設定が集められた画面です。
この画面内にある「ヘッダー/フッター」タブに切り替え、「ヘッダーの編集」ボタン（または「フッターの編集」ボタン）をクリックします。
つづいて「ヘッダー」画面（または「フッター」画面）が表示されます。
この画面の下半分に、「左側」「中央部」「右側」と書かれた枠が用意されています。
これらは、それぞれヘッダー（またはフッター）領域の「左側」「中央部」「右側」を表しています。
自分が情報を表示したいと考えている位置を表す枠の中へ文字を入力します。
以上で操作は完了です。開いている画面それぞれ「OK」ボタンをクリックして確定していきます。
ヘッダー/フッターツールの使い方
「ページレイアウト」表示に切り替え、ヘッダーまたはフッター用の領域をクリックすると、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブが表示されます。
このタブで表示されるリボンにはヘッダーとフッターを操作するためのボタンが集められています。
ページ番号の挿入
ヘッダー/フッターツールの中でも、最も使う機能が「ページ番号」です。
これを覚えておけば他はいらないくらい、一番使われる頻度が高いです。
「デザイン」タブの中にある「ページ番号」ボタンをクリックすると、「&[ページ番号]」という文字列がカーソル位置に挿入されます。
これは「そのページのページ番号を表示する」を意味する記述で、印刷時にはページ番号に置き換えられて印刷されます。
また、「ページ数」ボタンを利用すると、「&[総ページ数]」とファイル全体の総ページ数が表示されます。
ページ番号とページ数を組み合わせて使う方法
そこで「ページ番号」ボタンと「ページ数」ボタンを組み合わせて
「&[ページ番号]/&[総ページ数]」と指定（ / は手入力）することで、
「1/10」のような「全体何ページのうちの何ページ目を表示しているか？」を表す表示を作ることもできます。
このように、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブに備わっているボタンを利用することで、状況に応じて表示内容が変化する情報を挿入できます。
日付の挿入
「デザイン」タブの中にある「現在の日付」ボタンをクリックすると、「&[日付]」という文字列がカーソル位置に挿入されます。
これは「現在の日付を表示する」を意味する記述で、印刷時には現在の日付に置き換えられて印刷されます。
現在の時刻
「現在の時刻」ボタンをクリックすると、「&[時刻]」という文字が挿入されます。
この機能は、Excelファイルを印刷するときの時刻が挿入されます。
ファイルのパス
「ファイルのパス」ボタンを使うと、Excelファイルが保存されている場所が表示されます。
なので、Excelの場所を知らせたいときに使う機能です。
ファイル名
「ファイル名」の機能を使うと、Excelで保存した時につけたファイル名が付きます。
保存をしていなくて、新規作成状態だと「Book1.xlsx」と入力されます。
シート名
「シート名」の機能は「ワークシート名」の事です。
ワークシート名に書いてある文字が記載されます。
初期状態だと「Sheet1」になっています。
ワークシート名が良く分からない方は下記の記事を見てください。
[kanren postid=”579″]まとめ
ヘッダーとフッターはすごく良く使う機能の1つです。
特に「ページ番号」の機能は、ExcelやWordで番号を振りたいときに使えば簡単に番号を振る事が出来ます。
また、「ページ数」も組み合わせることにより「2/10」というような、何枚中何枚みたいな使い方も簡単にできますので絶対に覚えておきましょう。