新入社員の方はあまり関係ないかもしれませんが、転職活動をされる方など就職活動されるときに「エクセルの操作が問題ない方」や「エクセルなどを問題なく使える方」というふうに書かれていることがよくあります。
もちろん新入社員でもできた方がいいです。
最近はOffice系だけなく、スマホばかりでパソコンを使ったことないという方も珍しくないです。
ただ、就職の際にこのエクセルの操作が問題ないというのはどの位のレベルなの？って疑問に思うことありますよね。
少なくても私はずっと疑問に思ってました。
こういう難しい関数まで覚えないと行けないんですか！？っと、質問されることも少なくないです。
使ったことない人は使えないので判断ができますが、仕事で使ってはいたけど・・・って方はすごく悩むかなって思います。
使えるといえば使えるし・・・・
使えないといえば使えないかもしれない・・・・
っという風に考えちゃう方も少なくないんじゃないでしょうか？
マイクロソフト認定トレーナーとして企業研修や教室など活動してきた中で、いろいろな社長さんと直接お話をすることも増えてきました。
その中で大体このくらいなんじゃないかな？っと思った基準をご紹介します。
※企業によってかなり違いますので、参考までにとどめておいてください。
企業が求めるエクセルの使用用途について
そもそもエクセルって言われても、範囲が多すぎてパッとしない方もいるかもしれません。
何せエクセルは、表計算ソフトですが、いろいろな機能が使えるので使用用途も様々です。
わざわざ会社で家計簿などはもちろんのこと作りませんよね。
ここで言われている使用用途は、表をグラフなどを使って資料を作成することです。
また、これWordで作った方がいいんじゃないの？っという資料まで、Excelで作っている場合もあります。
私が働いていたところは、なんでもExcelで作っちゃえば早い！って方もいたので、その資料を使うときなどはどうしてもExcelです。
なので、使用用途に関係なく使う機会が絶対に出てくるということは覚えておいた方がいいです。
ただし、基本的なことさえきちんと理解して覚えていれば、そんなときも簡単に対処できるので問題ないです。
なので、こういうのはできるけどなぁっと思うより、どういう場面でも大体なんとかなるという方が仕事に就いてからは楽かなと思います。
基礎が本当に重要ですね。
じゃあ求めるレベルってどれくらいなの？
先ほど使用用途は様々だというお話をしました。
企業が求めているエクセルのレベルは、簡単な関数は問題なくできて、簡単な表やグラフが作れるレベルです。
また、ページのレイアウトやサイズの調整等ももちろん必要になってきます。
さらにこれに加えて
・簡単な関数以外の関数も時間が少しかかるけどできる。
・ピポットテーブルなどが時間がかかるが使い方はわかる。
この位までできれば十分でしょう。
IT業界では最後まで書いたくらいはできた方が良いでしょう。
他業種に関しては、もともと作られているエクセルファイルに入力などが主だったりもするので、最後の２つは必要ないかもしれません。
ただIT業界じゃないとしても、できるとできないでは大違いなので、できればここまでは最低限覚えていた方が今後のためになります。
全然Excel使わないだろう！って思う職種の方ができたときの待遇がすごく良いです。
IT業界じゃこれもできないの？って言われるレベルが、こんなこともできるの！？って頼られることもあります。
絶対に覚えておきたい、簡単なエクセルの関数
- SUM関数（指定した範囲の数値を合計する）
- SUMIF関数(条件に合うものの数値を合計する)
- AVERAGE関数（平均値を計算する）
- IF関数（複数の条件を指定する)
- COUNTIF関数(条件を満たす個数を表示する）
- VLOOKUP関数(条件に合致したデータを抽出する)
- SUMIF関数(指定した条件の数値を合計する)
などです。
このほかにも色々ありますが、この中で覚えにくいのはVLOOKUPじゃないかなっと思います。
私が初めてVLOOKUP見たときは意味わからなくて投げ出しましたから。
VLOOKUPはすごく便利な関数なので絶対覚えておくと得をします。
わからない方は是非調べてみてください。
VLOOKUPがわかる方は、ほかの簡単な関数も覚えていると思うので問題ないと思います。
なので関数はVOOKUPが分かるレベルまでは勉強しておくと、そこまで困らないんじゃないかなと思います。
また、エクセルの関数にはヒント機能があるので、それを使うことによって知らない関数も使えるようになります。
覚えると超便利なピポットテーブル
ピポットテーブル？
名前は聞いたことあるけど使ったことあるなんて方もいると思います。
エクセルで集計する作業って結構時間がかかって、手間がかかるんですよね。
それを一瞬でしてしまうのが「ピポットテーブル」です。
これができるようになると、それだけで時間がかかっていた作業が一瞬でできるんですよね。
もし、知らないって方はちょっと勉強すると思ったより難しくないので是非やってみてください！
また、ピポットテーブルを理解できるレベルであればエクセルの機能をそれなりに使えるようになってるはずです。
なので、このレベルまで使えれば一般的な使い方は大丈夫でしょう。
まとめ
色々書きましたが、簡単なエクセルの本くらいは見ずにできるくらいまでにはしておいた方がいいですね。
IT業界ならば、関数などが載った本が７、８割は分かる程度あれば十分かなと思います。
以外に基礎がほとんどなので、使ってた方は殆ど問題ないレベルかなと思います。
エクセルの使い方もそうですが、タイピングの速さとかも業務には重要になってきたりもします。
それとショートカットキーも使えると、作業の効率が変わってきますので積極的に使うようにすると良いでしょう。
ショートカットキーに関しては、Windowsのパソコン操作のときも使いますので、絶対覚えた方がいいです。
しかも、大体ほかのソフトでも同じようなショートカットを使うので、ほかソフトを使うようになったとしてもそのまま使えます。
なので、判断基準としては行く企業によってもだいぶ変わりますが、ショートカットキーが使えて、本の７割くらい使えれば問題ないと思います。
