Excelには図形を作る機能があります。
図形を作ることによって、見やすい資料を作ることもできるし、図形の中に文字を入れたりするのも簡単にできます。
単純にアイキャッチとして図を挿入してみたり、また一つ一つはシンプルな形でも、複数を組み合わせることでフローチャート図や組織図のような複雑な図を描くこともできます。
よく吹き出しとかに文字が入っているのもありますよね。あれも図形で簡単に作れます。
図形の作り方が分かれば、資料作りに幅ができるので絶対に覚えておきましょう。
図形の使い方
従来のオートシェイプに相当する図形を利用するためには、「挿入」タブのリボン内にある「図形」ボタンをクリックします。
するとメニューが表示され、さまざまな図形のボタンが表示されますので、その中から目的の図形を選択します。
すると、マウスポインタの形状が＋マークに変わりますので、この状態でExcelのワークシート上をドラッグすると、ドラッグした軌跡に応じて図形を描くことができます。
描画ツールについて
挿入した図形を編集する場合には「描画ツール」を使用します。
挿入した図形をクリックして選択すると、「描画ツール」の「書式」タブが表示されます。
このタブによって表示されるリボンには、図形を編集するためのボタンが集められていますので、図形に編集を加えたい場合はこのリボン内を探すと大体見つかります。
よく図形の色を変えたい・・・。図形の文字を変更したいと思っているのに、図形を選択してなくて「描画ツール」が表示されてない時があります。
必ず図形を選択して、描画ツールを表示するのを意識しましょう。
殆どの事が描画ツールで出来るようになってます！
図形を使って丸で囲む方法
図形で良く使う機能の1つは「〇」です。
例えば、履歴書の中では性別や配偶者の有無などですね。もちろん、この場合Excel上で「○」をつけることは可能です。
「図形」は円や四角、星型のような単調な図形を描くときに使用する機能で、「挿入」タブのリボン内にある「図形」ボタンから利用できます。
今回は文字や数字を「○」で囲む操作のため、「円/楕円」の図形を描きます。
ただ、単に「円/楕円」の図形を描くと、中が水色で塗りつぶされた状態で図形が作成されてしまいます。
図形の塗りつぶしを「塗りつぶしなし」に変更する
そこで、図形の塗りつぶしを無くして枠線だけにしてしまいます。
操作は図形を選択した状態で「描画ツール」の「書式」タブの中にある「図形の塗りつぶし」ボタンをクリックします。
そして表示されたメニューの中から「塗りつぶしなし」をクリックします。
あとは必要に応じて枠線の太さや色、大きさや位置を調整します。
枠線の色や太さは「描画ツール」の「書式」タブの中にある「図形の枠線」ボタンクリックし、表示されるメニューから変更します。
このように、「図形」機能を利用することで、文字や数字を「○」で囲むことができます。
塗りつぶしなしはかなり便利な機能です。
塗りつぶしや順番などのテクニックを覚えるとエクセルを使える幅が広がります。
また、この操作はExcelだけでなくWordやPowerPointでも利用できる操作になるので、是非覚えておいてください。
複数の図形を同時に選択する方法
複数の図形を同時に選択する方法はいくつかありますが、一番基本的な操作はキーボードの「Ctrl」キーを押したまま図形をクリックする方法です。
「Ctrl」キーを押している間はクリックした図形が次々に選択に加わっていきます。
ですが、この方法では図形の数があまりにも多いととても面倒です。
このような場合に便利な機能が、「オブジェクトの選択」と呼ばれる機能です。この機能を利用すると、マウス操作だけで簡単にたくさんの図形を選択できます。
「オブジェクトの選択」の使い方
「ホーム」タブのリボン内にある「検索と選択」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「オブジェクトの選択」をクリックします。
すると、マウスポインタの形状が白色の矢印マークに変化します。
この状態で、ワークシート上を右下方向にドラッグすると、ドラッグした軌跡を対角線とする形で長方形の枠が描かれます。
この枠の中に選択したい図形全てが含まれるようにドラッグします。
また、一度のドラッグで選択しきれない場合は複数回に分けることもできます。
一度ドラッグでいくつか図形を選択し、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら再度ドラッグを行い残りの図形を選択します。
余計な図形を選択してしまった場合は
「オブジェクトの選択」機能を利用すると、とても簡単にたくさんの図形を選択できますが、たまに余計な図形も選択に加えてしまうことがあります。
このような場合は、余計に選択した図形を「Ctrl」キーを押しながらクリックすることで、その図形を同時選択から除外できます。
このように、「オブジェクトの選択」を利用するとたくさんの図形を簡単に複数選択できます。
ショートカットをして複数選択する方法
先ほど紹介した二つの方法は、広い範囲にたくさんのオブジェクトが配置されている場合には手間がかかってしまいます。
キーボードのショートカットを利用することによって、簡単に複数のオブジェクトを選択する事が出来ます。
ワークシート上に配置されているオブジェクトのうちの一つを、マウスでクリックして選択しておきます。
そして、「日本語入力がOFF」の状態でキーボードの「Ctrl」キーと「Shift」キーと「スペース」キーを三つ同時に押します。
すると、ワークシート上のオブジェクトが全て同時に選択されます。
この「Ctrl」キー＋「Shift」キー＋「スペース」キーの操作は、通常は「全てのセルを選択する」という操作ですが、オブジェクトを選択した状態で行った場合のみ、「全てのオブジェクトを選択する」という操作になります。
「ジャンプ」機能を利用する
また別の操作として、「ジャンプ」機能を利用することもできます。
「ホーム」タブのリボン内にある「検索と選択」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「条件を選択してジャンプ」をクリックします。
表示された「選択オプション」画面から「オブジェクト」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。
すると、ワークシート上の全てのオブジェクトが同時に選択されます。
このように、「Ctrl」キー＋「Shift」キー＋「スペース」キーや「条件を選択してジャンプ」機能を利用することで、簡単に全てのオブジェクトを選択できます。
このテクニックは覚えないと使えない機能なので、Excelが得意な人は是非覚えましょう。
少し覚えにくい操作ですが、覚えておくととても操作が楽になりますよ。
ただ、オブジェクトの複数選択があまりないので、必須テクニックではないです。
オートシェイプとは？
オートシェイプとは、Excel 2010以前のバージョンのExcelを使った時に表示されていたのが「オートシェイプ」です。
今は、図形という名前に代わってますので、全く同じ機能です。
そのため、「この機能無くなったの！？」と感じてしまう人も多いのですが、ちゃんと今も「図形」で残っています。
まとめ
このように、「図形」を使う事によって、Excelの資料は飛躍的に良くなります。
図形はあまり使われるのを見ないかもしれませんが、見やすい資料には所々に使われています。
もし、他人の資料を見ることがあったら確認してみてください！
上手にレイアウトできる人は、資料作りでかなり強みになれますよ！