Excelの操作をしている時に、付箋紙のようなものを利用して、ちょっとしたメモを残したくなることってありませんか？
- 仕事で何人も使うから、この機能について簡単に説明がしたい。
- 忘れないようにコメントを残しておきたい。
- 送信先の方に使い易いように読んでもらいたい。
このような場合に便利な機能が「コメント」機能です。このコメントを利用することで、ワークシート内の好きなセルにメモを付けることができます。
Excelのコメント機能を使いこなすことができると、やり取りをスムーズにすることができます。
Excelにコメントを追加する方法
動画と記事で使用しているエクセルファイルを下記からダウンロードできます。
コメントを追加したいセルをアクティブにした状態で、「校閲」タブをクリックし、「コメントの挿入」ボタンをクリックします。
画面上にテキストボックスのような枠が表示されます。この枠がコメントです。キーボードを使って文字を入力すると、コメント内のカーソル位置へ文字が入力されます。
このコメント内の1行目に太字で既に文字が入力されています。
これは「そのコメントを誰が追加したのか？」を示すためにExcelに登録されているユーザー名が表示されています。
このユーザー名は自分が入力した文字を同じように操作することができますので、必要ない場合は削除しても構いません。
コメント内に文字を入力した後、どこかのセルを選択すると確定となります。そして、確定した瞬間、コメントは見えなくなってしまいます。
コメントが追加されたセルには右上に赤いマークが付けられます。そして、コメントのついているセルの上にマウスポインタを合わせるとコメントが表示される仕組みになっています。
コメント機能をよく知らない人にとっては、どこにコメントがあるのかがわかりにくいので最初から表示させておいた方がいいです。
Excelのコメント機能には、常にコメントを表示しておく方法があるので絶対に覚えておきましょう。
Excel コメントの常時表示,非表示を切り替える方法
通常、コメントはセルの上にマウスポインタを重ねている間だけ表示されますが、マウスポインタの位置に関係なく常に表示させることもできます。
Excel コメントを常に表示する方法
操作は、コメントの追加されているセルを右クリックし、表示されたメニューの中から「コメントの表示/非表示」をクリックするだけです。また、「校閲」タブのリボン内に含まれている「コメントの表示/非表示」ボタンを使用しても構いません。
コメントを非表示にする方法
逆に以前の状態に戻す場合には、コメントの追加されているセルを右クリックし、表示されたメニューの中から「コメントを表示しない」をクリックします。
Excel コメントを削除する
追加したコメントが不要になった場合には、コメントを削除します。
操作は、コメントの追加されているセルを右クリックし、表示されたメニューの中から「コメントの削除」をクリックするだけです。また、「校閲」タブのリボン内に含まれている「削除」ボタンを使用しても構いません。
まとめ
このようにコメント機能を使うことで、ワークシート内の好きなセルにメモを付けることができます。
コメントの追加に加え、表示/非表示の切り替えや削除などに使用するボタンは、「校閲」タブ内や右クリックによって表示できるメニュー内に準備されています。
そして、誰かにコメントを読んでもらいたい場合は、基本的に常に表示させてあげた方がわかりやすいです。
明らかに、受け取る人がExcelができるなら別ですが、そうでない場合は気づかない場合が多いです。
コメントだけだと赤いマークがつくだけなので、設定する際は気をつけて下さい。