Excelで大量のデータを管理する場合、項目名を一番上に作り、その下へデータ１件１件をレコードとして記録する「リスト」と呼ばれる表がよく利用されます。
例えば下の図は、とあるスポーツ用品店の売り上げを管理するためのリストです。
この表は、売り上げが発生した時点でその売り上げのデータを単に入力しているだけであるため、このままの状態では各商品の売り上げや、各担当者の売り上げなどを把握するのがとても困難です。
例えばあなたはこのリストの例を見て、「テニスラケットの全体の売り上げはいくらか？」が一目でわかりますか？なかなか難しいですよね。
そこでExcelには、このリスト形式で管理されているデータを分析するための機能がたくさん備わっていて、その中の一つが「集計」機能です。
集計機能とは
集計機能は、項目に含まれる値ごとに、指定した項目の数値を集計する機能です。少しわかりづらいと思いますので、下の図を見てください。
これは、先ほどの問いかけにもあった、「テニスラケット」を含む各商品の売上金額をそれぞれ集計した様子です。
集計の使い方（小計）
集計を行う場合は、まず集計の基準となる項目を決めます。
先ほどの例では「商品名」になります。そして、この基準に決めた項目の値を、昇順・降順どちらでも構わないので並び替えます。
この操作を省略してしまうと正しく集計できないため、必ず並び替えを行ってください。
並び替えができたら、リスト内のどこのセルでも構わないのでアクティブにし、「データ」タブのリボンにある「小計」ボタンをクリックします。
表示された「集計の設定」画面内にある「グループの基準」を、先ほど並び替えを行った項目（例では「商品名」）に設定します。
加えて、「集計するフィールド」で、集計したい数値データの入力されている項目（例では「売上金額」）にチェックを入れます。
以上の設定ができたら「OK」ボタンをクリックします。
「グループの基準」に指定した項目の値ごとに集計行が追加されます。
また、この集計を実行すると、Excelの操作画面の左上、名前ボックスの下辺りに「1」「2」「3」と数字の書かれたボタンが表示されます。
この中の「1」をクリックすると総計のみが表示され、「2」をクリックすると総計と集計が表示されるというように、リスト内で表示するデータを制限することができます。
集計の削除
一度集計を行った後、集計行が必要なくなった場合には簡単に集計行を削除できます。
対象のリスト内のどこかのセルをアクティブにし、「データ」タブのリボンにある「小計」ボタンをクリックします。
表示された「集計の設定」画面内にある「すべて削除」ボタンをクリックするだけです。
まとめ
このように、とても簡単な操作で、リスト内のデータを集計することができます。
操作自体は単純ですが、はじめにデータの並び替えが必要になる点が一番のポイントなので、忘れないようにしてくださいね。