社内文書やお客様への提出資料をはじめ数多くの「報告書」がWordで作られているケースがあります。
初めて報告書を作成される方は、参考にしながら作成を実施してみてください。
報告書を作成する前に知っておくべきポイント
報告書を作成するためには、いくつかの決まりがあります。
一般常識というレベルであり、社会で生きていくためには知っておかなければならない内容です。
文字のサイズは、【11~12pt】で作る。
Wordの初期設定は、「10.5pt」となっていますが、これをA4の紙に印刷した場合、意外と字が細かく読み難い場合があります。
特に高齢の方には細かくて見にくい大きさと言われています。
よって少し大きめの、【11~12pt】で文書を作成すると万人が読める文書になります。
社名や名前は右寄せしない
日付、お客様名、自社の情報の順で、右→左→右と配置していくと思います。
最後の自社の情報を記載するとき、「住所や社名、名前」の頭を揃えて記載するというルールがあります。
この場合、右寄せをしてしまうと、これがなかなか難しくうまく設定できません。
上手に設定するには、左寄せで作っておいた文書を右側に「インデント」を使用して動かす。という方法があります。
こうすることによって、判子を押すスペースができたり、見栄えが良く見えます。
私も、右寄せで以前は報告書を作成しておりましたが、上司に指摘され前述のように直した過去があります。
実際に報告書を作成する業務に従事しないとわからないことは沢山ありますね…。
書式のテンプレートを使う方法
先程までは報告書の書き方についてご紹介いたしました。
では、実際の報告書を作成するうえで、Wordのテンプレート機能を使用することによりいくつかのテンプレートが存在しています。
この機能を使うことによって、面倒な枠の設定などがある程度組まれていますので、内容を変えるだけで使用できるのであれば、これを使用すると良いでしょう。
テンプレートはあくまでも参考資料程度なので、社内や決まった書式が存在している場合には、当然そちらを使用してください。
また、テンプレートを自ら作成して使用する方法もあります。
これらについては、「テンプレート」の記事にてご紹介していますので、そちらをご参照ください。
まとめ
報告書１枚作るだけでも、文字の大きさや、情報の書き方など細かいルールが存在しています。
Wordの使用方法もそうですが、ビジネス文書自体の書き方も合わせて勉強していただくと良いと思います。