ビジネスでの報告書や、お手紙を書き起こす際に必要とされる「挨拶文」。
記載する内容は大体同じであるのに、毎回考えたりしないといけないですよね。
- 毎回同じだけど、今回も同じあいさつ文を書くのはちょっと。
- 毎年同じあいさつ文書いているよな。
- いっつも手打ちするのめんどくさいな。
そんな経験ありませんか？
あいさつ文というのは、季語や、独特の言い回しもあり本当に頭を悩ませる内容です。
例えばですが下記の一般的な文書の場合、これだけで56文字あります。
拝啓
新緑の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
敬具
これで本題をいれるとあっという間に100文字になってしまいます。
これを１から考えるのは難しいと思いませんか。
Wordには、「あいさつ文」というある程度の定型句を挿入できる機能が備わっています。
今回は、このあいさつ文の使い方について詳しく解説いたします。
Wordのあいさつ文の使い方
挨拶文は使うときは、「挿入」というから行います。
数種類の定型文を挿入して、挨拶文の骨子を作成するアシストをしてくれる機能です。
では、早速「あいさつ文」を挿入してみましょう。
あいさつ文を挿入する
画面上にある選択部（リボン）の「挿入」を選択します。
【挨拶文】をクリックをクリックすると３つ項目が表示されるので、「あいさつ文の挿入(G)」をクリックします。
「あいさつ文」という選択画面が出現しますので、この中から、最適な言い回しをそれぞれ選択して「OK」をクリック。
ここにあるあいさつ文は、どれを選んでも間違えということはありませんので安心してください。
季節に合わせた起こし文が自動的に選択されます。
これは、パソコン本体の時計から月を取得しているものです。余程のことがない限り、この月を選択する必要はありません。
選択して、挿入した結果がこちらになります。
あいさつ文の言い回しは、夫々の場面に応じて選択していただければと思います。
あいさつ文以外にも、「起こし言葉」と「結び」言葉が挿入できます。
起こし言葉の挿入方法
起こし言葉は、挨拶文の後に、本題（主文）をつなげるために使用する接続文です。
あいさつ文の挿入と同じく、挿入の中にある「あいさつ文の挿入」の下に「起こし言葉」があるのでクリックします。
起こし言葉を選択し「OK」をクリックします。
これで起こし言葉が簡単に挿入できます。
結び言葉の挿入方法
結び言葉は挨拶文を締めるための最後の文です。
結び言葉を選びOKをクリックします。
これで結び言葉が簡単に挿入できました。
Wordであいさつ文を使うときの注意点
この機能は、あくまでも「挨拶文」を挿入するものです。
「拝啓~敬具」といった頭語と結語は挿入対象外となっています。
そのため、自分で入力する必要がありますのでご注意ください。
頭語、結語、あいさつ文の言い回しはインターネットや書籍にて調べることができます。
インターネットを使用する場合は、「手紙の基本構成」と検索してみてください。ヒントになるかと思います。
まとめ
Wordであいさつ文を入力するときは、「あいさつ文の挿入」を行うと誰でも簡単に書くことができます。
この機能を使うことにより、自分であいさつ文を考える必要がなく、数ある中から好きなあいさつ文を選ぶことができます。
もし手紙を書く際も、Wordが使えるなら参考になる部分もあります。
あいさつ文の挿入方法を駆使して、定型句の挿入が簡潔にできれば幸いです。