Wordで文書を作成していて、保存。編集を繰り返しているとどこの何を編集したのか分からなくなってしまうことはないでしょうか？
複数人で同一のファイルを編集する場合は尚更どこが変更されているか分からなくなってしまいます。
文書の内容の点検「校閲」と、これに伴って修正されたものの変更箇所を確認する方法をご紹介いたします。
校閲とは
文書や原稿などの誤りや不備な点を調べ、検討し、訂正したり校正したりすることです。
つまり、作成した文書についておかしなところが無いか見てもらうことを意味しています。（赤ペンを入れるに近いですね）
これにともなって、変更したりする作業が発生します。
また、文書作成者と校閲者の間でファイルをやり取りしている際、どこが変更されたのか分からなくなってしまうケースが想定されます。
このような時の為に、変更履歴を記録する方法をご紹介いたします。
履歴モードをONにする方法
まずは、履歴記録モードをONにしなければ、今回の方法は使用できません。
早速、記録モードをONにしてみましょう。
① 上部タブ「校閲」をクリック。
② リボン中央付近「変更履歴」の欄。【変更履歴の記録▼】をクリック。
③ 【変更履歴の記録(G)】をクリックすると、記録モードがONになります。
ONの状態では、アイコンの周辺が青色になったままになりますので、ON・OFFはこれを目印にしてください。
これで履歴の記録準備が完了しました。いくつか内容を変更し、どうなるかみてみましょう。
履歴の確認方法
さて、履歴記録モードをONにした状態で、用意した文書のいじってみました。
変更・更新されたところは、記録モードをONにしているときは行の右側に「赤色の縦線」で表示されます。
この線が表示された部分は、何かしらの変更がされた。ということを意味しています。
では、どこがどのように変更されたのか確認してみましょう。
① 上部タブ「校閲」をクリック。
② リボン中央付近「変更履歴」の欄。【変更履歴の記録▼】の隣にある【[変更履歴]ウインドウ]をクリックします。
③ 画面左側に枠が出現して、変更された部分の詳細が表示されます。
ここには、どのユーザーが何をした。という記録がされています。
④ 記録された項目の上で、右クリックを押すと、変更したものを元に戻したり、変更を確定したりすることができます。
まとめ
この機能を使用することによって、複数人で１つの書類を作成するときに、【誰が・どこを・どのように】変更、更新したのかすぐにわかるようになります。
変更履歴を保持することにより、変更の意図等を作成者と校閲者でやりとりすることができることになり、よりよい文書作りができるようになります。
文書の改竄など、色々と問題の多い世の中ですので、是非変更箇所の記録を行い、問題を未然に防ぎましょう。