Windows10で作成したWordファイルをWindows8とか7でWordで開こうとすると、図形や文字が時たま正しく表示されないことがあります。
この現象は、新しいWordに含まれるプログラムと古いWordとの間では開けないプログラムが存在しているからです。
いわゆる「互換性が無い」状態です。新しいバージョンでしか使用できない色や関数といった具合にその影響は多岐にわたります。
今回は、どのバージョンでも閲覧編集可能な「互換性」を保持した文書の作成方法をご紹介いたします。
互換性の境目
正常に開く、開かないについては先にご紹介したような現象が発生します。
では、この現象はどこが境目になっているのか。
新しいWordバージョンは、2013、2016
古いWordバージョンは、2010、2007、97-2003
となります。
上位に行けば行くほど、補助機能や新機能が増えて使いやすくなっている反面、新しいファイルを古いバージョンで開くと不具合がでるといったデメリットがあります。
互換性の設定
例えば、Word2016で作成した文書を、Word2010以前のソフトで開けるようにしてみましょう。
操作方法
① Word2016にて、適当に文書を作成します。
② 「ファイル」タブをクリック
③ 左メニューより「名前を付けて保存」を選択
④ コンピューター → 右側一番下の【参照】をクリック。
⑤ 「名前を付けて保存」画面、ファイルの種類の▼をクリック
⑥ 「Word97-2003文書」を選択して【OK】をクリック。
⑦ これで、互換モードの文書で保存されました。
互換性の注意点
古いバージョンのWordを使用することがあらかじめ想定されている場合は、上の操作手順を文書作成の前に実施していください。
冒頭でご説明したように、色、フォント、式、グラフといった様々な場面において新しいものが追加されており、これを使用してしまうと、旧バージョンでは正しく表示されなくなってしまいます。
あらかじめ、互換モードで作成することにより、このようなミスをしなくて済みます。
まとめ
使用されるWord、及びOfficeのバージョンは新しいものをお使いいただけるのがベストですが、会社や学校の場合は簡単にバージョンアップはできません。
取引先のパソコンはいまだにWindows98というところもあるかもしれません。
そんなときは、互換モードで書類を作成しないとファイルが正常に開けない場合があります。
資料を配布、発信する機会がありましたらこのあたりご配慮いただけると良いと思います。