Wordをメールで添付して、「ここの場所にこう書いてありますが、こうなって～～～」などと書いたりしてませんか？
Wordで作成された文書を「添削」したい。しかし、元の文章は消したくない。
紙媒体で言うところの「赤ペン」をWordでもできないものか・・・。
という、何かを添削する機能が欲しい時に登場するのがWordの「コメント機能」です。
この、コメント機能を使えば、作成した文書に文字を書き加えることなくやり取りができるのですごくオススメです！
様々なケースで使える機能なので、誰かとやり取りをする方は絶対に覚えておくべき機能の１つです。
今回はこの「コメント」機能についてご説明致します。
コメントの使い方
コメント機能の追加方法は、メニューの【校閲】という部分にあります。
メニューの【校閲】をクリックし、付箋のような形をした【コメントの挿入】をクリックします。
その中に、赤文字と画面右側にコメントを書ける部分が出現します。
この出現した赤い部分に指摘したいポイントやお知らせしたいことなどを記載します。
便利な使い方
コメントにて指摘できる部分は、「自分が選択した部分」です。
そのため、
- 特定箇所の文字を指摘することも可能です。
- また、複数行にまたがって指摘することも可能です。
- ピンポイントでも、広範囲でも設定は自由自在です。
このように自由自在に使いこなす事が出来ます。
また、コメントを増やしていいくと赤文字の（）にて選択している範囲が表示されますので、このコメントはどの部分を指摘しているのかが分かり易くなっています。
Wordのコメントを印刷しない方法
通常コメントを挿入した文書をそのまま印刷しようとすると、コメント自身も印刷されます。
作成していた文書のバランスがおかしくおかしくなったりと不具合が発生する可能性がありますので、コメントが必要なければ印刷設定を変更しましょう。
印刷プレビューの画面から、「すべてのページを印刷」をクリックし、その中にある「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外します。
この設定をすることにより、そのまま印刷される予定のコメント機能が印刷されないように簡単に変更できます。
コメントの削除方法
もし、コメントがいらなくなった場合は、邪魔になりますので削除しておきましょう。
メニューの【校閲】をクリック、または削除したい「コメント」をクリックします。
そして、【削除】をクリック
これで選択したコメントが削除されました。
複数のコメントがある場合は、【前へ】【次へ】で移動することができます。
最後に
Wordを使用している人でも、なかなか使ってる人が少ない機能ですが、資料などの添削やメモなどに使用できれば、活用の範囲は広がります。
特にコメント機能を印刷しない設定を知らなくて、コメントをわざわざ全部削除している人などもいますがその必要はありません。
基本的に、こんな機能ついていれば良いのになという機能は知らないだけで殆どついています。
このようにコメント機能が使えれば、メールで添付しても指摘が分かりやすいです。
もし今まで使っていなかったら、是非コメント機能を利用してください。