報告書を作成する際に、挨拶文や会社、団体の名前などは大体決まっているものです。
１枚、２枚程度の報告書であれば何ら問題ありません。
しかし、毎日大量の報告書を作成されるお仕事の方は最初の数行さえも効率化したい！とお考えかと思います。
別回にて「テンプレート」という機能が搭載されていることはご紹介いたしました。
[kanren postid=”835″]今回は【自分用のテンプレート】のようなものを作成し、固定文をフォーマット化してしまう方法をご紹介いたします。
テンプレートとフォーマットの違い
よく耳にする両者ですが、ひな形、ベースのものとして大体似たような意味合いとして使用されています。
厳密には、異なる単語ですので念のためご紹介をしておきます。
フォーマット（Format）
もともとは、型、体裁、書式といった意味。
テンプレート（Template）
文書などのコンピュータデータを作成する上でひな形となるデータ。
フォーマットが形式（Wordをベースにした等）、テンプレートはフォーマットを使用して装飾したデータ。といったところでしょうか。
単語の紹介はこの辺にして、早速フォーマットを作ってみましょう。
今回は、簡単な報告書の定型文を作ってみます。
フォーマットの作成方法
まずは、ベースにしたい文書を作成しておきます。
① 上部メニューから「ファイル」を選択。
② 切り替わった画面の左側一覧より「名前を付けて保存」をクリック。
③ ファイル名を記載した後の操作が重要です！
③’ 「ファイルの種類▼」をクリック。【Wordテンプレート（.dotx）】を選択して【保存】をクリック。
Wordテンプレートを選択すると、基本的には保存先が自動で変更されます。
ドキュメント内の【officeのカスタムテンプレート】というフォルダ内に今作ったばかりのフォーマットが保存されます。
これで準備は完了です。
④ Wordを起動。
⑤ テンプレートの一覧が表示されている部分に【個人用】という小さい文字が表示されています。
ここをクリックすると、先ほど保存したフォーマットが表示されます。
⑥ 表示されたフォーマットをクリックして呼び出し完了。
まとめ
今回は、簡単なフォーマットの使い方をご紹介させていただきました。
もっと細かく緻密に設計、設定することも可能ですので、是非ご自分に合わせたフォーマットを作成していただき少しでも業務の効率化が実施できるよう応援しています。